Budget breakdown importeren en exporteren
U kunt projectbudgetten importeren en exporten via een Excel-bestand:
Alle regels van de budget breakdown worden geëxporteerd/geïmporteerd. Het is dus niet mogelijk om bepaalde regels van de import/export uit te sluiten. De budgetregels die in het importbestand staan, zullen de regels in het bestaande budget overschrijven of, als de regel niet in het importbestand staat en wel in het bestaande budget, de regel uit het bestaande budget verwijderen.
Bij het exporteren van budgetregels wordt de kolom “ID” gevuld. Als deze ID bij een importbestand is gevuld, wordt de budgetregel bijgewerkt. Regels zonder ID (of met een ongeldige ID) worden als nieuwe regel aan de budget breakdown toegevoegd:
De hiërarchie van de budget breakdown (de verhouding tussen (sub) totalen en regels, ook wel de ‘ouder – kind relatie’ genoemd) wordt bepaald door het ‘inspringen’ van de waarde in de kolom ‘Naam’. Dit werkt als volgt:
- Wanneer een regel verder is ingesprongen dan de voorgaande regel, wordt de regel geïmporteerd als een ‘kind’ van de voorgaande regel. De voorgaande regel wordt geïmporteerd als ‘ouder’. In het bovenstaande voorbeeld is ‘Office werkzaamheden’ meer ingesprongen dan ‘Onderdeel 1’. Dit zorgt ervoor dat ‘Office werkzaamheden’ onder ‘Onderdeel 1’ gaat vallen. Of anders gezegd: Onderdeel 1 zal de ‘ouder’ zijn van het ‘kind’ Office werkzaamheden.
- De kolom “Is parent” geeft aan of een regel als ‘ouder’ of als ‘kind’ moet worden geïmporteerd.
Het inspringen van de naam kunt u niet doen door spaties voor de tekst te zetten. U dient hiervoor de functie ‘inspringen’ van Excel te gebruiken:
Aangepaste werking van de tab- en entertoets in de kolom ‘Activiteit’
Wanneer u een klant/project heeft geselecteerd, wordt de laatst gebruikte waarde in de kolom ‘Activiteit’ geselecteerd:
Voorheen werd de focus in het veld ‘Activiteit’ gezet op de uitgeklapte lijst, zodat de gebruiker met de pijltjestoetsen een waarde uit de lijst kon selecteren. Het selecteren van de voorgevulde waarde (de laatste gebruikte waarde) was in dit geval alleen mogelijk door met de muis in het veld ‘Omschrijving’ te klikken. De keuze kon dus niet met het toetsenbord worden bevestigd, terwijl dat voor de gebruiker wel makkelijker zou zijn.
In deze nieuwe versie staat de cursor initieel op de waarde van het veld ‘Activiteit’ en kan deze waarde door de tab- of entertoets worden bevestigd. Indien de gebruiker een andere waarde uit de uitgeklapte lijst wil selecteren, kan hij/zij dat doen door op de pijltjestoets naar beneden te drukken en dan de gewenste waarde uit de lijst te selecteren.
Na opslaan van een regel staat de cursor bij het veld ‘Project’
Na het opslaan van een regel (indien de invoer wordt gebruikt zoals hierboven beschreven), verspringt de cursor naar het veld ‘Project’, waarbij het veld ‘Project’ de naam van het laatst gekozen project toont en is geselecteerd.
Kleurindicator voor beschikbaarheid.
Het is mogelijk om per artikelgroep een kleur in te stellen:
De kleur kan in de resource planning worden getoond, zodat u in de planning het onderscheid kunt zien tussen bijvoorbeeld geplande vakantie-uren en geplande declarabele uren.
Om deze kleuren te kunnen zien, moet u in de pagina-voorkeuren van resource planning de waarde ‘Kleurindicator’ op ‘Artikelgroep’ te zetten. Indien u kiest voor de waarde ‘Status’, wordt er een kleurverschil getoond tussen definitief geplande uren en uren die als ‘optie’ zijn gepland.
Bestellen van nieuwe gebruikers
U kunt nu vanuit de applicatie nieuwe gebruikers bestellen. Indien u een nieuwe gebruiker wilt aanmaken terwijl u geen gebruikers meer in uw licentie over heeft, tonen we een pop-up waarin u de mogelijkheid krijgt om nieuwe gebruikers bij te bestellen. U kunt aangeven hoeveel gebruikers u bij wenst te bestellen en uw bestelling bevestigen. Hierna zijn de nieuw bestelde gebruikers direct te gebruiken. U ontvangt een e-mail waarin de bijbestelling aan u wordt bevestigd.
Excel import – mogelijkheid om velden leeg te maken
Bij het importeren van Excel sheets worden lege waardes genegeerd tijdens de import. Hierdoor is het niet mogelijk om de import te gebruiken om nieuwe default-waardes in te stellen.
Vanaf nu kunt u in Excel, waar van toepassing, de waarde ‘DEFAULT’ invullen. Door het invullen van de waarde ‘DEFAULT’ zal de import de bestaande waarden vervangen door de waarde die het veld zou hebben als er een nieuw record wordt aangemaakt.
Voorbeeld: U kunt op bedrijfsniveau instellen wat de default-waarde is voor het type bijlage die met de factuur wordt meegestuurd, bijvoorbeeld “PDF”. Wanneer u deze default-waarde wijzigt naar “XML”, zou u alle debiteuren kunnen exporten naar Excel en in het Excel-bestand de waarde van het veld “Invoice attachment type” op DEFAULT kunnen zetten. Bij het importeren van dit aangepaste Excel-bestand, wordt de waarde van dit veld omgezet naar de default-waarde die bij het bedrijf is ingegeven, in dit voorbeeld “XML”.
Mogelijkheid om de factuurdebiteur van een debiteur te erven
Bij een facturatie-afspraak kunt u aangeven wie de klant is (de orderdebiteur) en wie de debiteur is (de factuurdebiteur). Het kan voorkomen dat u de factuur wilt sturen naar de factuurdebiteur die aan de klant gekoppeld is. Dit is nu mogelijk door bij het veld ‘Debiteur’ te kiezen voor de optie “Van klant: “. Bij het wijzigen van de aan de klant gekoppelde factuurdebiteur, zal deze wijziging ook worden doorgevoerd bij alle facturatie-afspraken die ingesteld staan op “Van klant: “. Kiest u voor de optie “Aangepast”, dan zal de factuurdebiteur van de facturatie-afspraak niet wijzigen bij het aanpassen van de factuurdebiteur van de klant.
Gebruik van de XSLT op bedrijfsniveau voor het creëren van een aangepaste UBL voor eVerbinding
Het digitaal versturen van facturen (via eVerbinding) ging via een vast bestandsformaat en maakte geen gebruik van het transformatiebestand dat op klantniveau kan worden ingesteld. Nu kan dat wel, waardoor gebruikers (indien gewenst) hun eigen UBL-bestand voor eVerbinding kunnen maken.
Opmerkingen