Hoe bepaalt QicsMilestones het aantal gebruikers voor mijn licentie?

Volgen

Let op: de manier van het tellen van gebruikers zoals hieronder staat beschreven, zullen we vanaf juli 2019 gefaseerd, per klant, activeren. Zolang het voor u niet geactiveerd is, stellen we het aantal gebruikers voor de licentie gelijk aan het aantal unieke actieve medewerkers. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Gebruikers en medewerkers

In QicsMilestones maken we onderscheid tussen gebruikers en medewerkers. Een gebruiker is iemand die toegang heeft tot QicsMilestones. Medewerkers zijn personen die tijd schrijven of waarvoor tijd geschreven of waarvoor door te belasten kosten worden vastgelegd. 

Er zijn drie mogelijkheden: 

1. Een medewerker is gekoppeld aan een gebruiker. 

Alleen als een medewerker gekoppeld is aan een gebruiker, kunnen er voor deze medewerker uren worden ingevoerd en/of worden geaccordeerd. Het maakt dan niet uit of de medewerker dat zelf doet of dat iemand anders dat voor hem/haar doet. Zowel voor 'eigen' medewerkers als voor externen moet er dus een gebruiker aan de medewerker worden gekoppeld. Indien u niet wilt dat een externe medewerker zelf inlogt in QicsMilestones, moet u de inlognaam en/of het wachtwoord van de gekoppelde gebruiker niet bekend maken aan de externe medewerker.  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, ontkoppelt u de gebruiker van de medewerker en verwijdert u de gebruiker. Hierdoor heeft u weer ruimte om een nieuwe gebruiker aan te maken.

2. Een medewerker is niet gekoppeld aan een gebruiker. 

Wanneer er geen gebruiker wordt gekoppeld aan een medewerker, kunt u wel onkosten(verschotten) boeken en goedkeuren voor deze medewerker, maar geen uren. Omdat er geen gebruiker gekoppeld is aan de medewerker, tellen dergelijke medewerkers niet mee voor de licentie. In de praktijk worden medewerkers zonder gekoppelde gebruiker gebruikt als 'Dummy medewerker' voor het doorbelasten van onkosten of vaste bedragen (bijvoorbeeld het aantal salarisstroken)

3. Een gebruiker is niet gekoppeld aan een medewerker. 

Het is ook mogelijk om een gebruiker aan te maken zonder deze aan een medewerker te koppelen. Dat doet u voor iedereen die wel toegang tot QicsMilestones moet hebben. maar waarvoor geen uren en/of onkosten worden vastgelegd. Aangezien deze gebruiker wel onderdeel is van uw abonnement wordt deze gebruiker ook in rekening gebracht.

 

Het actuele aantal gebruikers bekijken

U kunt als volgt het aantal gebruikers te bekijken in QicsMilestones: 

1. Ga naar 'gebruikers'.

2. Rechts bovenaan in het scherm ziet u het aantal gebruikers. 

In onderstaand screenshot ziet u dat er 31 gebruikers zijn. 

mceclip0.png

Op uw laatste factuur kunt u zien hoeveel gebruikers er maandelijks in rekening worden gebracht.

Let op: Het basis abonnement is altijd inclusief 1 gebruiker, deze kunt u dus bij het aantal gebruikers op de factuur optellen. Indien op de factuur 24 gebruikers staan vermeld, mag u dus 25 gebruikers in QicsMilestones hebben staan. 

Gebruikt u maar 20 van de 24 gebruikers, dan worden alsnog de 24 gebruikers in het abonnement maandelijks in rekening gebracht.

 

Het aantal gebruikers in uw abonnement bekijken

Vanaf juli 2019 gaan we gefaseerd, per klant, in QicsMilestones instellen hoeveel gebruikers er in het abonnement zitten. 

U kunt het aantal gebruikers van uw abonnement zien door op een gebruiker te dubbelklikken: 

mceclip1.png

In dit voorbeeld zijn er net zoveel gebruikers actief als het abonnement toestaat. 

Wanneer het maximum aantal gebruikers is bereikt, is het niet meer mogelijk om een nieuwe gebruiker aan te maken zonder de licentie te verhogen. U krijgt dan de volgende melding te zien bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker: 

mceclip2.png

Zodra u ons een e-mail heeft gestuurd met het verzoek om het aantal gebruikers te verhogen, passen wij uw licentie aan. Uiteraard kunt u ons ook verzoeken om het aantal gebruikers naar beneden bij te stellen. U kunt gebruikers per stuk bij- of afbestellen. 

Zowel bij- als afbestellingen worden verwerkt op de eerstvolgende factuur. Het vergroten of verkleinen van de licentie kan nooit met terugwerkende kracht plaatsvinden.

Heeft u nog vragen? Laat het ons weten via info@qics.nl

 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk