Release 15 april 2019

Volgen

Makkelijker uren/onkosten boeken op budgetregels, artikelen en facturatie-afspraken

 

[N.B. Deze optie is in ‘preview’ beschikbaar. In een toekomstige release zullen we de snelheid van de ‘Activiteit’ kolom aanzienlijk verbeteren]

We proberen het invoeren van uren/onkosten zo makkelijk mogelijk te maken. Daarom vragen wij u bij de invoer alleen om informatie die nodig is voor een uren- of onkostenboeking.

Dat ziet u het beste terug in de invoermethode hiërarchische lijst. U zet deze methode aan via Pagina voorkeuren:

 

paginavoorkeuren_invoeren_uren_en_of_onkosten_hierarchische_lijst.jpg

Schermafdruk 1: via Pagina voorkeuren kiest u voor invoeren via de hiërarchische lijst.

 

Deze methode heeft vanaf deze release een nieuw veld, Activiteit:

 

activiteit_hierarchische_lijst.jpg

Schermafdruk 2: het nieuwe veld Activiteit.

 

De inhoud van dit veld bevat de volgende hiërarchie:

Budgetregel --> Artikel --> Facturatie-afspraak

Afhankelijk van de inrichting van uw project hoort u:

  1. een budgetregel te kiezen;
  2. een budgetregel en een artikel te kiezen;
  3. een budgetregel, een artikel en een facturatie-afspraak te kiezen.

De eerste optie is de makkelijkste. U hoeft niet na te denken over artikelen en de facturatie-afspraak.

Hieronder beschrijven we hoe u QicsMilestones inricht om optie 1, 2 of 3 te gebruiken.

Voorwaarden optie 1: een budgetregel kiezen    

  1. u legt één of meer budgetregels vast op een project;
  2. u koppelt aan iedere budgetregel een facturatie-afspraak,
    óf u koppelt maar één facturatie-afspraak op het project;
  3. u koppelt maar één artikel aan de facturatie-afspraak, óf u geeft bij de budgetregel aan dat u op maar één artikel mag boeken.

Artikelen hebben nu een kleinere rol dan eerder het geval was. Vóór deze release gebruikte u een artikel om verschillende werkzaamheden te definiëren. Nu kan dat ook met budgetregels.

Voorbeeld budgetregel bij inrichten van verlof/verzuim

In de volgende schermafdruk zijn de soorten verlof en verzuim als budgetregels aangemaakt. Iedere budgetregel is gekoppeld aan slechts één artikel, waardoor QicsMilestones weet welk artikel er gebruikt moet worden:

 

activiteit_budgetregel.png

Schermafdruk 3: u kiest in het veld ‘Activiteit’ alleen de budgetregel.

 

budgetregel_1_artikel.png

Schermafdruk 4: aan de budgetregel is slechts één artikel gekoppeld.

 

Voorwaarden optie 2: een budgetregel en artikel kiezen

  1. u legt op het project één of meer budgetregels vast, óf u legt geen budgetregels vast op het project;
  2. u koppelt aan iedere budgetregel een facturatie-afspraak, óf u definieert maar één facturatie-afspraak op het project;
  3. u koppelt meerdere artikelen aan de facturatie-afspraak.

 

Net als bij optie 1 is deze methode voor de urenschrijver niet al te moeilijk. Die kiest eerst de budgetregel (of geen budget) en daarna het artikel:

 

activiteit_budgetregel_artikel.png

Schermafdruk 5: u kiest in het veld ‘Activiteit’ de budgetregel en het artikel.

 

interne_facturatieafspraak.png

Schermafdruk 6: de lijst met artikelen die u hier ziet, haalt QicsMilestones op uit de vastgelegde facturatie-afspraak.

 

Voorwaarden optie 3: een budgetregel, artikel en facturatie-afspraak kiezen

  1. u legt op het project één of meer budgetregels vast, óf u legt er geen budgetregels op vast;
  2. u koppelt meerdere facturatie-afspraken aan een budgetregel, óf aan het project;

  3. u koppelt meerdere facturatie-afspraken aan hetzelfde artikel.

 

activiteit_budgetregel_artikel_facturatieafspraak.png

Schermafdruk 7: u kiest in het veld ‘Activiteit’ de budgetregel, het artikel en de facturatie-afspraak.

 

Een situatie waarbij de gebruiker moet kiezen uit facturatie-afspraken, dient u te vermijden. In onderstaand voorbeeld leggen wij u uit hoe:

Stel u maakt met uw klant een fixed price afspraak voor een adviesopdracht. Sommige werkzaamheden brengt u als meerwerk in rekening. Dan is het handig om voor beide afspraken aparte budgetregels aan te maken.

De budgetregel voor fixed price koppelt u aan de facturatie-afspraak fixed price. De budgetregel voor meerwerk koppelt u aan de facturatie-afspraak meerwerk.

Zo hoeft de gebruiker tijdens het invoeren van uren alleen een budgetregel te kiezen en misschien nog een artikel. De gebruiker hoeft geen facturatie-afspraak te kiezen.

Als u dat doet, maakt u het de gebruiker een stuk gemakkelijker.

Zie schermafdruk 8 hieronder en vergelijk die met schermafdruk 7. U kunt met budgetregels het project beter bewaken dan zonder budgetregels.

 

budgetregel.png

Schermafdruk 8: u kiest alleen nog maar de budgetregel, QicsMilestones weet welk artikel en welke facturatie-afspraak hierbij horen.

 

facturatie-afspraak_budgetregel_gekoppeld.png

Schermafdruk 9: in dit voorbeeld is de facturatie-afspraak gekoppeld aan de budgetregel.

 

 

Nieuwe kolom ‘is factureerbaar’ op productiescherm

 

De kolom ‘is factureerbaar’ op de productiepagina is nieuw. U filtert er uw zoekresultaten mee.

 

kolom_is_factureerbaar.png

Schermafdruk 10: filteren op ‘is factureerbaar’.

 

Kies ja bij ‘is factureerbaar’ om zoekresultaten te filteren met ‘is factureerbaar’.

‘Is factureerbaar’ betekent: productie die QicsMilestones vanuit de instellingen kan factureren.

‘Vanuit de instellingen’ betekent: u heeft op de facturatie-afspraak gekozen om de uren/onkosten/termijnen te factureren.

 

 

Nieuw veld op projectpagina: contactpersoon

 

Het veld Contactpersoon is terug. Het staat op de projectpagina. Tot deze release bestond het veld alleen in de Silverlight-versie.

 

veld_contactpersoon.png

Schermafdruk 11: u kunt nu hier de naam van uw contactpersoon intikken. Als dit veld gedefinieerd staat op de factuurlay-out, ziet u de naam terug op de factuur.

 

 

Ongeldige invoer niet meer standaard als concept opgeslagen

 

Tot deze release slaat QicsMilestones ongeldige invoer op als concept. Dat is nu een optie op de pagina Systeeminstellingen.

U kiest of u een onvolledige invoer wel of niet als concept opslaat.

 

ongeldige_invoer_status_concept.png

Schermafdruk 12: kies onder Systeeminstellingen of u ongeldige invoer standaard als concept opslaat.

 

Uren opslaan zonder artikel is een voorbeeld van ongeldige invoer. Op schermafdruk 13 ziet u ongeldige invoer als concept opgeslagen.

 

Voorbeeld_ongeldige_invoer_uren.png

Schermafdruk 13: QicsMilestones slaat ongeldige invoer op als concept, omdat u nog het artikel moet kiezen. U kunt dat later doen en het dan indienen.

 

Op de volgende schermafdruk ziet u wat er gebeurt wanneer u dat niet wenst.

 

ongeldige_invoer_maar_dan_niet_als_concept_op_kunnen_slaan.png

Schermafdruk 14: QicsMilestones slaat ongeldige invoer niet op als concept. Het rode uitroepteken en kader waarschuwen u dat er ongeldige invoer is. U moet nog een artikel kiezen. U kunt de regel niet opslaan, totdat u dat heeft gedaan.

 

 

Nieuw: Is actief op facturatie-afspraak verbetert overzicht facturatie-afspraken

 

De nieuwe knop Is Actief op de facturatie-afspraak biedt u de mogelijkheid om oude facturatie-afspraken te verbergen. U vindt deze optie op het tabblad Algemeen.

 

is_actief_veld.png

Schermafdruk 15: de facturatie-afspraak staat op Actief.

 

Wanneer u een facturatie-afspraak niet meer nodig heeft, klikt u hier op Nee. In de lijst met facturatie-afspraken worden niet-actieve facturatie-afspraken standaard verborgen.

Let op: is actief springt ook op Nee wanneer u het project of de klant inactief maakt. Stel u maakt daarna de klant weer actief. Dan springt is actief op de facturatie-afspraak terug naar de oorspronkelijke waarde.

 

 

Klantinformatie op facturatie-afspraken via budgetbreakdown

 

Via de budgetbreakdown ziet u welke facturatie-afspraken er bij het budget horen. Vanaf deze release ziet u nu ook informatie over de klant. Daardoor is het gemakkelijker om te zien welke klanten gebruik maken van welke facturatie-afspraak. U kunt immers verschillende klanten koppelen aan één budgetregel.

 

projectbudget_met_relatiecode_en_naam_relatie.png

Schermafdruk 16: via budgetbreakdown/projectbudget vindt u klantinformatie onder Relatiecode en Naam relatie op de facturatie-afspraak.

 

Dit is handig voor bedrijven die meerdere klanten hebben staan op één facturatie-afspraak. Ze hebben zo een handig overzicht per klant.

Binnen Qics gebruiken we deze functie voor klanten die een abonnement hebben op onze servicedesk. We verzamelen die allemaal op één project.

Zij betalen een vast bedrag per maand, maar hebben binnen Qics niet een eigen budget. We hebben één groot budget voor support, waar alle klanten gebruik van kunnen maken. We schrijven het aantal uur dat een klant de servicedesk gebruikt. Die uren boeken we op een facturatie-afspraak (support klant X) en komen op het totaalbudget. Dat doen we voor alle klanten die een abonnement hebben op de servicedesk.

Aan het eind van de maand hebben we een overzicht van alle bestede uren van het project. We kunnen dit ook per klant bekijken via het scherm Facturatie voortgang.

Aan het einde van de maand hebben we een overzicht van alle bestede uren van het project. We kunnen dit per klant bekijken via het scherm Facturatie voortgang.

 

 

Budgetindicator rood bij budgetoverschrijding

 

De budgetindicator gaat op rood bij uitgaven > 100%. Dat was vanaf 100% (=100%).

 

budgetindicator_bolletje.png

Schermafdruk 17: rood betekent dat u over het budget heen bent.

 

 

Automatische artikeltoewijzing capaciteitsplanning (Silverlight)

 

U maakt in Silverlight een capaciteitsplanning voor een project met maar één artikel. QicsMilestones wijst dat artikel toe aan de taak. Hierdoor kan het programma planningen makkelijker importeren in de weekstaat.

Tot nu toe koppelde QicsMilestones geen artikel aan de taak. Dat kwam doordat het systeem niet wist welk artikel het moet kiezen uit het project. Daardoor bleef bij het importeren in Uren en Onkosten de planning op concept staan. Ook wanneer er maar één artikel bij het project gedefinieerd was. U diende dan steeds het juiste artikel toe te voegen. Met automatische artikeltoewijzing komt dat niet meer voor bij projecten met één artikel.

 

 

Vier nieuwe kolommen projectpagina

 

Er zijn vier nieuwe kolommen toegevoegd aan de projectpagina:

 

  • Contactpersoon

  • Datum einde project

  • Projectcategorie

  • Relatiecategorie

 

kolom_contactpersoon_datum_einde_project_projectcategorie_relatiecategorie.pngSchermafdruk 18: vier nieuwe kolommen op de projectpagina.

 

Met de pijltjes voegt u ze toe, of haalt u ze van de pagina af.

 

 

 


Vorige release: maart 2019

Volgende release: mei 2019

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk