In QicsMilestones kunt u natuurlijk al langer dan vandaag de verlofadministratie bijhouden.
Wat is veranderd, is dat het nu allemaal wat gemakkelijker gaat dan voorheen. Bovendien zijn er wat functies bijgekomen.
In dit artikel leggen wij u in 5 stappen uit hoe u de vakantie-uren van uw medewerker regelt.
- artikel aanmaken
- klant aanmaken/selecteren
- project aanmaken/selecteren
- facturatie-afspraken maken
- medewerker selecteren
Snelle route
Heeft u al deze stappen al gemaakt? Bent u vooral op zoek naar hoe u de vakantie-uren van een medewerker moet invoeren? U hoeft dan alleen maar te klikken op de link vakantie-uren invoeren en de instructies uitvoeren.
Stap 1: artikel aanmaken
U begint met het aanmaken van een artikel. Bent u hiermee al bekend, dan kunt u deze stap overslaan en direct naar stap 2 gaan.
Mocht u als gevorderde gebruiker toch nog vragen hebben, lees dan vooral ook de gedetailleerde uitleg die nu volgt of e-mail ons als u een specifieke vraag heeft.
Waarom u een artikel nodig heeft
QM heeft een artikel nodig om uren te kunnen wegschrijven. Door het artikel goed in te richten, kan het worden gebruikt om uren weg te schrijven als vakantie.
Hoe pakt u dat aan?
Aan de linkerkant van het scherm vindt u het hoofdmenu van QM. Wanneer u op ‘>>’ klikt, klapt het menu open.
Klik op:
>>
U bent nu in het hoofdmenu.
Voer nu de stappen uit voor het maken van het uurartikel dat u nodig heeft om vakantie-uren te boeken.
Stap 2: klant aanmaken/selecteren
Eerst maakt u van uw eigen bedrijf een klantrelatie. Heeft u dat al gedaan, ga dan naar stap 3.
Zo maakt u een klant aan
Klap het menu weer open via >>.
Klik:
- '>>'
- Organisatie
- Relaties
- Nieuw
U ziet het venster Nieuwe klant voor u op het scherm staan, met als eerste tabblad 'Algemeen'.
Klik op:
- Naam
U mag hier invullen wat u goed acht, als het maar herkenbaar blijft.
Tik in:
intern1
We gebruiken ‘intern1’ straks, in stap 3.
Klik op:
- Code
Tik hier een unieke code in. Dat kan een getal zijn, een woord of een combinatie van een getal en een woord. Aan deze unieke code herkent QicsMilestones uw klant.
Ga naar:
- Type relatie
Hier kiest u Intern1, omdat het uw bedrijf aangaat.
Klik:
- Ok
Dit brengt u tot het einde van stap 2 en bij het begin van stap 3: het aanmaken van een project voor het boeken van vakantie- of verlofuren.
Stap 3: project aanmaken voor vakantie-uren
Voordat u het vakantiesaldo kunt registreren, dient u een project aan te maken waar de vakantie-uren onder vallen.
Dat gaan we dan ook nu doen. Daarbij zult u merken dat het tempo van deze uitleg een beetje versnelt, omdat u verscheidene stappen al eerder hierboven heeft gemaakt.
Klik:
- '>>'
- Projecten
- Projecten
- Nieuw
- Projectnaam
Project aanmaken
In dit voorbeeld hanteert u als naam voor uw nieuwe project 'Intern'. Dat is een handige naam, want vakantie-uren betreffen altijd interne medewerkers.
Tik bij Projectnaam in:
Intern
Klik:
- Klant
Kies de naam van uw eigen bedrijf. In stap 2 heeft u kunnen zien dat wij dat Intern1 hebben genoemd. U doet niets fout als u een andere naam gebruikt.
Projectmanager toewijzen
U bent nog steeds in het venster Project.
Klik:
- Projectmanager
Selecteer:
- De projectmanager die binnen uw bedrijf de verantwoording heeft voor goedkeuren van de vakantie- of verlofuren.
Hiermee heeft u stap 3 afgerond. Er is nog iets dat u dient in te voeren om een project goed uit te voeren: het maken van facturatie-afspraken en het toevoegen van het uurartikel.
Klik dit venster nog niet weg!
Stap 4 facturatie-afspraken maken
U bent nog steeds in het venster Project.
Klik:
- Facturatie-afspraken
- Nieuw
- Niet factureren
- Uurartikelen
- Geselecteerd
- Voeg artikelen toe
Bij uurartikelen voegt u het artikel toe dat u in stap 1 heeft gemaakt.
Tik in het zoekvenster:
vrij
Klik:
- Ok
- Ok
Daarmee heeft u stap 4 tot een goed einde gebracht.
Tot slot de laatste stap waar het allemaal om draait: de medewerker die vakantie wil opnemen.
Stap 5: verlof- en vakantie-uren boeken voor uw medewerker
Snellere uitleg
U gaat nu nog wat sneller door de menu’s heen dan hierboven.
Gaat het te snel, leest u dan gerust vanaf stap 1 hoe u effectief bij de betreffende onderdelen komt.
Eerst voert u het aantal uren in dat iemand heeft aan het begin van zijn of haar dienstverband, c.q. jaar.
Vakantie-uren invoeren
U begint met het invoeren van het aantal uren waarop een medewerker volgens zijn/haar contract recht op heeft, de vakantie-uren.
Klik:
- Organisatie
- Medewerkers
Selecteer en dubbelklik:
- De naam van de medewerker
Klik:
- Vakantie-uren
Hier voert u het aantal uren in dat iemand dat jaar nog uit heeft staan, overeenkomstig zijn of haar contract. In dit voorbeeld is dat 200 uur per jaar.
Tik in:
200
Dit is het aantal vakantie-uren voor het huidige jaar.
U kunt dat verifiëren door te klikken op de drie stipjes.
Klik:
- ....
Ziet u die 200 uur staan? En ziet u ook dat dit geldt voor het huidige jaar?
U kunt vanuit dit scherm per jaar uren toevoegen. Volg voor een uitleg de link en kijk onder het kopje Vakantie-uren.
Het is vanuit dit scherm dat het systeem het aantal openstaande vakantie-uren van het voorgaande jaar automatisch meeneemt.
Dit scherm gebruikt u ook om uren van voorgaande jaren in te voeren.
Veranderingen in vakantiesaldi
Er zijn ook andere scenario's denkbaar waarbij het aantal vakantie-uren van een medewerker in het huidige jaar verandert.
Zoals u hieronder kunt lezen, is dat het geval als iemand bijvoorbeeld minder uren per week gaat werken.
Die veranderingen dient u handmatig in te voeren.
Dat gaat als volgt.
Klik:
- Mutaties vakantiesaldo
- ...
Stel dat iemand minder gaat werken. Dan heeft hij recht op minder vakantie-uren per jaar. U tikt hier de mutatie van het aantal uren in. Bij wijze van voorbeeld is dat 10 uur.
Tik in:
-10
Eventueel met datum en reden. In dit geval dus: 'werkt minder uren per week'.
Opmerkingen