Leer in 5 stappen vakantie-uren registreren in QicsMilestones

Volgen

In QicsMilestones (QM) kunt u natuurlijk al langer dan vandaag de verlofadministratie bijhouden.

Wat is veranderd, is dat het nu allemaal wat gemakkelijker gaat dan voorheen. Bovendien zijn er wat functies bijgekomen.

In dit artikel leggen wij u in 5 stappen uit hoe u de vakantie-uren van uw medewerker regelt.

  1. artikel aanmaken
  2. klant aanmaken/selecteren
  3. project aanmaken/selecteren
  4. facturatie-afspraken maken
  5. medewerker selecteren

Snelle route

Heeft u al deze stappen al gemaakt? Bent u vooral op zoek naar hoe u de vakantie van een medewerker moeten inrichten? Dan bent u snel klaar! U hoeft dan alleen maar te klikken op de link vakantie-uren invoeren en de instructies uitvoeren.


Tijd voor tijd

Wellicht is de functie tijd voor tijd ook interessant voor u.

Nu volgt een uitgebreide uitleg voor het registreren van vakantie-uren.


Stap 1: artikel aanmaken

U begint met het aanmaken van een artikel. Bent u al hiermee bekend, dan kunt u deze stap overslaan en direct naar stap 2 gaan.

Mocht u als gevorderde gebruiker toch nog vragen hebben, lees dan vooral ook de gedetailleerde uitleg die nu volgt of mail ons als u een specifieke vraag heeft.

Waarom u een artikel nodig heeft

QM heeft een artikel nodig om uren te kunnen wegschrijven. Door het artikel goed in te richten kan het uren wegschrijven als vakantie.

Hoe pakt u dat het beste aan?

Aan de linkerkant van het scherm vindt u het hoofdmenu van QM. Wanneer u op ‘>>’ klikt, klapt het menu open.

Klik op:

>>

U bent nu in het hoofdmenu.

Klik_op_pijltjes_zoom.png

 

Klik:

Organisatie

Artikelen

U vindt Organisatie bijna onderaan het scherm, het staat tussen Systeem en Rapporten.

Organisatie_Artikelen_Zoom.png

 

Artikel maken

U bent nu waar u moet zijn, in het menu Artikelen.

Klik op:

 

Nieuw uurartikel

 

Dat is het pictogram met het klokje en het plusteken.

Nieuw_uurartikel_extra_zoom.png

 

Zoals u ziet bevindt u zich nu in het kader Nieuw uurartikel, en wel in het tabblad Algemeen. De velden met een asterisk (*) bent u verplicht in te vullen.

U begint met een naam voor het artikel. Dat kan van alles zijn.

  • vakantie
  • dagen vrij

Het maakt niet uit wat u invoert, als u het maar later herkent als het veld waarin u vakantie-uren kunt wegschrijven.

In deze uitwerking kiezen we voor: 'vrij'.

Met dit artikel gaat uw collega straks immers vakantie-uren boeken.

Formeel kunt u het ook spreken van het aanmaken van een ‘uurartikel, waarop u uren boekt voor verlof.’

Klik:

 

Naam

 

Tik in:

 

vrij

 

Klik nu op:

 

Code

 

U mag naar eigen inzicht een getal, lettercombinatie of woord schrijven.

In dit voorbeeld kiest u een getal, namelijk ‘2’.

Tik in:

 

2

Nieuw_uurartikel_code_naam_en_code_extra_zoom.png

Bij 'Is actief' kunt u 'Ja' of 'Nee' kiezen, al naar gelang u het artikel direct wenst te gebruiken.

Kies:

 

Ja

Dat is logisch, want uw collega gebruikt dit artikel om straks vakantie of verlof te boeken.

 

Klik:

Ja

 

Nieuw_uurartikel_is_actief_ja_zoom.png

U bent nu beland bij het veld 'Artikelgroep'.

Het betreft hier vakantie-uren. In ons voorbeeld hebben we de artikelgroep Hours benoemd, maar dat is geen vast gegeven

Selecteer:

 

Hours

 

Nieuw_uurartikel_artikelgroep_zoom.png

 

Ga naar:

 

Beschikbaar bij het invoeren van uren

 

Klik:

JaNieuw_uurartikel_is_actief_ja_zoom.png

U gaat nu naar het volgende veld.

Ga naar:

 

Type afwezigheid

 

Selecteer:

 

Vakantie

 

Belangrijk!

Dit is een belangrijk veld, want het systeem bepaalt hier of er uren van het vakantiesaldo worden afgehaald.

Oplettende gebruikers hebben het veld Tijd voor tijd zien staan. Daarover straks meer.

Selecteer:

Vakantie

Daarmee heeft u nu alle noodzakelijke velden voor het artikel 'vrij' ingevuld.

 

Nieuw_uurartikel_omschrijving_extra_zoom.png

 

Klik op:

Ok

U heeft nu een artikel aangemaakt waarop u verlof of vakantie kunt boeken. Daarmee heeft u aan de eerste stap voldaan en gaan we aan de slag met stap 2: het aanmaken van een klant.

Stap 2: klant aanmaken/selecteren

Eerst maakt u van uw eigen bedrijf een klantrelatie.

Heeft u dat al gedaan, ga dan met een gerust hart naar stap 3.

Zo maakt u een klant aan

Klap het menu weer open via >>.

Klik:

'>>'

Organisatie

Relaties

Nieuw

U ziet het venster Nieuwe klant voor u op het scherm staan, met als eerste tabblad 'Algemeen'.

Klik op:

Naam

U mag hier invullen wat u goed acht, als het maar herkenbaar blijft.

Tik in:

intern1

We gebruiken ‘intern1’ straks, in stap 3.

Klik:

Code

Tik hier een unieke code. Dat kan een getal zijn, of een lettercombinatie.

Ga naar:

Type relatie

Hier kiest u Intern1, omdat het uw bedrijf aangaat.

Klik:

Ok

Dit brengt u tot het einde van stap 2 en bij het begin van stap 3: het aanmaken van een project voor het boeken van vakantie- of verlofuren.

Stap 3: project aanmaken voor vakantie-uren

Voordat u het vakantiesaldo kunt registreren, dient u een project te maken waar de vakantie-uren onder vallen.

Dat gaan we dan ook nu doen. Daarbij zult u merken dat het tempo van deze uitleg een beetje versnelt, omdat u verscheidene stappen al eerder hierboven heeft gemaakt.

Klik:

'>>'

Projecten

Projecten

Nieuw

Projectnaam

Project aanmaken

In dit voorbeeld hanteert u als naam voor uw nieuwe project 'Intern'. Dat is een handige naam, want vakantie-uren betreffen altijd interne medewerkers.

Tik bij Projectnaam in:

Intern

Klik:

Klant

Kies de naam van uw eigen bedrijf. In stap 2 heeft u kunnen zien dat wij dat Intern1 hebben genoemd. U doet niets fout als u een eigen naam heeft verzonnen.

Projectmanager toewijzen

U bent nog steeds in het venster Project.

Klik:

Projectmanager

Selecteer:

De projectmanager die binnen uw bedrijf de verantwoording heeft voor goedkeuren van de vakantie- of verlofuren.

Hiermee heeft u stap 3 afgerond. Er is nog iets dat u dient in te voeren om een project goed uit te voeren: het maken van facturatie-afspraken en het toevoegen van het uurartikel.

Klik dit venster nog niet weg!

Stap 4 facturatie-afspraken maken

U bent nog steeds in het venster Project.

Klik:

Facturatie-afspraken

Nieuw

Niet factureren

Uurartikelen

Geselecteerd

Voeg artikelen toe

Bij uur-artikelen voegt u het artikel toe dat u in stap 1 heeft gemaakt.

Tik in het zoekvenster:

vrij

Klik:

Ok

Ok

Daarmee heeft u stap 4 tot een goed einde gebracht.

Tot slot de laatste stap waar het allemaal omdraait: de medewerker die hoognodig aan vakantie toe is.

 

 

 


 

Stap 5: verlof- en vakantie-uren boeken voor uw medewerker

Snellere uitleg

U gaat nu nog wat sneller door de menu’s heen dan hierboven.

Gaat het te snel, leest u dan gerust vanaf stap 1 hoe u effectief bij de betreffende onderdelen komt.

Eerst voert u het aantal uren in dat iemand heeft aan het begin van zijn of haar dienstverband, c.q. jaar.

Vakantie-uren invoeren

U begint met het invoeren van het aantal uren waarop een medewerker volgens zijn/haar contract recht op heeft, de vakantie-uren.

Klik:

Organisatie

Medewerkers

Selecteer en dubbelklik:

De naam van de medewerker

Klik:

Vakantie-uren

Hier voert u het aantal uren in dat iemand dat jaar nog uit heeft staan, overeenkomstig zijn of haar contract. In dit voorbeeld is dat 200 uur per jaar.

Tik in:

200

Dit is het aantal vakantie-uren voor het huidige jaar.

U kunt dat verifiëren door te klikken op de drie stipjes.

Klik:

....

Ziet u die 200 uur staan? En ziet u ook dat dit geldt voor het huidige jaar?

Nu u hier toch bent, u kunt vanuit dit scherm per jaar uren toevoegen, volg voor een uitleg de link en kijk onder het kopje Vakantie-uren.

Het is vanuit dit scherm dat het systeem het aantal openstaande vakantie-uren van het voorgaande jaar automatisch meeneemt.

Dit scherm gebruikt u ook om uren van voorgaande jaren in te voeren.

Veranderingen in vakantiesaldi

Er zijn ook andere scenario's denkbaar waarbij het aantal vakantie-uren van een medewerker in het huidige jaar verandert.

Zoals u hieronder kunt lezen, is dat het geval als iemand bijvoorbeeld minder uren per week gaat werken.

Die veranderingen dient u handmatig in te voeren.

Dat gaat als volgt.

Klik:

Mutaties vakantiesaldo

...

Stel dat iemand minder gaat werken. Dan heeft hij recht op minder vakantie-uren per jaar. U tikt hier het nieuwe aantal uren in. Bij wijze van voorbeeld is dat 10 uur.

Tik in:

-10

Eventueel met datum en reden. In dit geval dus: 'werkt minder uren per week'.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk