Projecten kopiëren (HTML)

Volgen

 

Algemeen

In dit document beschrijven we hoe u makkelijk de projecten kunt kopiëren. We maken hierbij onderscheid in het kopieren van nacalculatie projecten en termijn projecten.

Kopiëren in Silverlight

Onderstaande uitleg is voor de HTML-omgeving. Volg de link voor een uitleg in de Silverlight-omgeving.


 

Kopiëren van nacalculatie projecten

Veelal zijn er projecten aangemaakt per boekjaar.

In dit voorbeeld gaan we uit dat meerdere klanten het project “Boekjaar 2018” hebben. We gaan nu voor al deze klanten een nieuw project (boekjaar 2019) toevoegen.

Bij het kopiëren van projecten worden de volgende gegevens gekopieerd:

  • De gekoppelde facturatie-afspraken
  • De gekoppelde projectleden
  • De gekoppelde artikelen
  • De gekozen tariefbepaling

Open het menu projecten:

 

Typ in het veld projectnaam de tekst “Boekjaar 2018” en geef een [TAB].

 

 

Klik vervolgens op [Toepassen]

De projecten met in de projectnaam ‘Boekjaar 2018’ worden getoond.

 

Selecteer alle projecten

 

 

En klik op het  knopje.

Via het ronde icoontje  boven in het scherm kan de voortgang van de export in de gaten worden gehouden.

Als deze klaar is wordt daar de volgende tekst getoond (uiteraard kan het aantal en bestandsnaam anders zijn):

 

Klik vervolgens op downloaden en sla het bestand op, op een voor u makkelijke bestandslocatie.

Open het Excel bestand.

 

 

De basis gegevens van de geëxporteerde projecten wordt weergegeven.

Verplichte kolommen Excel voor aanmaken nieuw boekjaar

Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar zijn de volgende kolommen verplicht:

Source project -> Hier geeft u het projectnummer in van het originele project (in dit geval kunt u de inhoud van de kolom “Code” verplaatsen naar de kolom “Source project”.

Name -> Hier geeft u de nieuwe naam in van het project (dus in dit geval kunt u “Boekjaar 2018” vervangen door “Boekjaar 2019”.

TIP: Via de optie ‘Zoeken en vervangen’ (CTRL-H) kunt u heel snel in de hele kolom de tekst 2018 vervangen door 2019

Code -> Hier geeft u de nieuwe projectcode in (wanneer deze leeggelaten wordt, zal het veld automatisch gevuld worden door het eerste volgende projectnummer). Veel klanten maken gebruik van een projectcodering bestaande uit relatienummer gevolgd door boekjaar (dus bijvoorbeeld: 987680.2018). De nieuwe code wordt dan: “987680.2019”.

Startdate -> Dit is de startdatum voor het project. Deze datum wordt gekopieerd naar de startdatum van de onderliggende facturatie afspraken.

 

Hieronder wordt het belang van de startdatum aan de hand van enkele voorbeelden uitgelegd.

Voorbeeld 1 Originele project Startdatum importsheet Gekopieerd project
Startdatum project 01-01-2017 01-01-2018 01-01-2018
Startdatum facturatieafspraak termijnen 01-01-2017   01-01-2018
Startdatum facturatieafspraak uren 01-01-2017   01-01-2018

Omdat de startdatum van het originele project gelijk is aan de startdatum van de afspraken, zullen de data na de import ook gelijk zijn aan elkaar.

 

Voorbeeld 2 Originele project Startdatum importsheet Gekopieerd project
Startdatum project 01-01-2016 01-01-2018 01-01-2018
Startdatum facturatieafspraak termijnen 01-01-2017   01-01-2019
Startdatum facturatieafspraak uren 01-01-2017   01-01-2019

Omdat er in het originele project een verschil zit tussen de startdatum van het project en de afspraken, zal dit verschil ook meegenomen worden in het gekopieerde project.

 

Voorbeeld 3 Originele project Startdatum importsheet Gekopieerd project
Startdatum project   01-01-2018 01-01-2018
Startdatum facturatieafspraak termijnen 01-01-2017   01-01-2017
Startdatum facturatieafspraak uren 01-01-2017   01-01-2017

Wanneer de startdatum van het originele project niet gevuld is, zullen de startdata van de facturatieafspraken niet aangepast worden bij het kopiëren van projecten.

Het is dus van belang dat de startdata van de originele projecten gevuld zijn.

 

De overige kolommen kunnen leeggemaakt worden of worden gevuld met gegevens welke afwijken van het originele project (bijvoorbeeld wanneer het project een andere projectmanager moet krijgen, kun je hier de naam van de nieuwe manager ingeven).

Project uit Excel in QicsMilestones importeren

Sla de aanpassingen op en ga terug naar het projecten scherm.

Kies hier voor het  icoontje.

Het volgende scherm wordt getoond

 

 

Klik op het  icoontje en selecteer de (zojuist aangepaste) Excel sheet.

 

Zet de optie “Sla bestanden projecten over” op Ja (hiermee wordt voorkomen dat de bestaande projecten worden overschreven met de wijzigingen welke aangebracht zijn in het import sheet).

 

 

Klik op [OK]

Via het ronde icoontje  boven in het scherm kan de voortgang van de export in de gaten worden gehouden.

Als deze klaar is wordt daar de volgende tekst getoond (het aantal en bestandsnaam kunnen anders zijn):

 

 

Via het filter kunnen de nieuwe projecten gevonden worden en eventueel aangepast worden.

 

 

Kopiëren van termijn projecten

Bij het kopiëren van termijn projecten worden de volgende gegevens gekopieerd:

  • De gekoppelde facturatie-afspraken
  • De gekoppelde projectleden
  • De gekoppelde artikelen
  • De gekozen tariefbepaling
  • Het prolongatieschema

De termijnen zelf worden niet gekopieerd. Dus na het kopiëren zullen de termijnen nog gegenereerd moeten worden.

In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat meerdere klanten het project “Vaste werkzaamheden 2018” hebben. We gaan nu voor al deze klanten een nieuw project “Vaste werkzaamheden 2019” toevoegen en de termijnen prolongeren.

 

Open het menu projecten:

 

Typ in het veld projectnaam de tekst “Vaste werkzaamheden 2018” en geef een [TAB].

 

 

Klik vervolgens op [Toepassen]

De projecten met in de projectnaam ‘Vaste werkzaamheden 2018’ worden getoond.

 

 

Selecteer alle projecten

 

 

En klik op het  knopje.

Via het ronde icoontje  boven in het scherm kan de voortgang van de export in de gaten worden gehouden.

Als deze klaar is wordt daar de volgende tekst getoond (uiteraard kan het aantal en bestandsnaam anders zijn):

 

 

Klik vervolgens op downloaden en sla het bestand op, op een voor u makkelijke bestandslocatie.

Open het Excel bestand

 

 

De basis gegevens van de geëxporteerde projecten worden weergegeven.

Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar zijn de volgende kolommen verplicht:

Source project -> Hier geeft u het projectnummer in van het originele project (in dit geval kunt u de inhoud van de kolom “Code” verplaatsen naar de kolom “Source project”.

Name -> Hier geeft u de nieuwe naam in van het project (dus in dit geval kunt u “Boekjaar 2018” vervangen door “Boekjaar 2019” {TIP: Via de optie ‘Zoeken en vervangen’ (CTRL-H) kunt u heel snel in de hele kolom de tekst 2018 vervangen door 2019}.

Code -> Hier geeft u de nieuwe projectcode in (wanneer deze leeggelaten wordt, zal het veld automatisch gevuld worden door het eerste volgende projectnummer). Veel klanten maken gebruik van een projectcodering bestaande uit relatienummer gevolgd door boekjaar (dus bijvoorbeeld: 987680.2018). De nieuwe code wordt dan: “987680.2019”.

Startdate -> Dit is de startdatum voor het project. Deze datum wordt gekopieerd naar de startdatum van de onderliggende facturatie afspraken.

Hieronder wordt het belang van de startdatum aan de hand van enkele voorbeelden uitgelegd.

Voorbeeld 1 Originele project Startdatum importsheet Gekopieerd project
Startdatum project 01-01-2017 01-01-2018 01-01-2018
Startdatum facturatieafspraak termijnen 01-01-2017   01-01-2018
Startdatum facturatieafspraak uren 01-01-2017   01-01-2018

Omdat de startdatum van het originele project gelijk is aan de startdatum van de afspraken, zullen de data na de import ook gelijk zijn aan elkaar.

 

Voorbeeld 2 Originele project Startdatum importsheet Gekopieerd project
Startdatum project 01-01-2016 01-01-2018 01-01-2018
Startdatum facturatieafspraak termijnen 01-01-2017   01-01-2019
Startdatum facturatieafspraak uren 01-01-2017   01-01-2019

Omdat er in het originele project een verschil zit tussen de startdatum van het project en de afspraken, zal dit verschil ook meegenomen worden in het gekopieerde project.

 

Voorbeeld 3 Originele project Startdatum importsheet Gekopieerd project
Startdatum project   01-01-2018 01-01-2018
Startdatum facturatieafspraak termijnen 01-01-2017   01-01-2017
Startdatum facturatieafspraak uren 01-01-2017   01-01-2017

Wanneer de startdatum van het originele project niet gevuld is, zullen de startdata van de facturatieafspraken niet aangepast worden bij het kopiëren van projecten.

Het is dus van belang dat de startdata van de originele projecten gevuld zijn.

 

 

De overige kolommen kunnen leeggemaakt worden of worden gevuld met gegevens welke afwijken van het originele project (bijvoorbeeld wanneer het project een andere projectmanager moet krijgen, kun je hier de naam van de nieuwe manager ingeven).

 

 

Sla de aanpassingen op en ga terug naar het projecten scherm.

Kies hier voor het  icoontje.

Het volgende scherm wordt getoond

 

 

Klik op het  icoontje en selecteer de (zojuist aangepaste) Excel sheet.

 

Zet de optie “Sla bestanden projecten over” op Ja (hiermee wordt voorkomen dat de bestaande projecten worden overschreven met de wijzigingen welke aangebracht zijn in het import sheet).

 

 

Klik op [OK]

Via het ronde icoontje  boven in het scherm kan de voortgang van de export in de gaten worden gehouden.

Als deze klaar is wordt daar de volgende tekst getoond (het aantal en bestandsnaam kunnen anders zijn):

 

 

Via het filter kunnen de nieuwe projecten gevonden worden en eventueel aangepast worden.

 

Nu staan de projecten in het systeem, maar moeten de termijnen nog aangemaakt worden. Dit doen we door de facturatie afspraken van het type termijn te prolongeren.

  

Prolongeren van termijn facturatie afspraken

Open het menu facturatieafspraken:  

 

Het afsprakenscherm wordt getoond.

Geef in het filter de projectnaam van het vaste project in, welke geprolongeerd moet(en) worden. In dit voorbeeld “Vaste werkzaamheden 2018”. Selecteer bij ‘Facturatievorm’ de optie ‘Termijnbedragen’.

 

 

Klik op [Toepassen]

Selecteer de facturatie afspraken welke geprolongeerd moeten worden

 

 

Klik op de  knop, of klik via de rechtermuis op prolongeren

De vraag of u een prijsindex wilt toepassen wordt gesteld.

 

 

 

Klik op [Ja] wanneer u de prijsindex (welke is ingegeven bij het bedrijf of de klant) wilt toepassen.

Klik op [Nee] wanneer er geen indexatie moet plaatsvinden.

Klik op [OK] om het prolongeren te starten.

 

Prijsindex Aanpassen/Instellen.

Bedrijf (menu: Organisatie –> Bedrijven -> ‘Open bedrijf’ -> tabblad ‘Facturatie’)

 

 

 

Relatie (menu Organisatie -> Relaties -> ‘Open relatie’ -> tabblad ‘Algemeen’)

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk