Release 28 september 2018 - 22:00 uur

Volgen

Factuurvoorstel uitgebreid met informatie over budget en realisatie

Uiteraard is het belangrijk om tijdens het factureren van projecten inzicht te hebben in de budgetten, de reeds gefactureerde uren/bedragen en de ingevoerde uren en bedragen. Om die reden hebben we het mogelijk gemaakt om vanuit een factuurvoorstel snel de relevante projectinformatie te kunnen bekijken.

Wanneer u een factuurvoorstel opent op het scherm, kunt u onderaan het scherm op het tabje ‘Budget realisatie’ klikken.

Wanneer u dit doet, ziet u alle facturatie-afspraken van de projecten die op de factuur staan. U kunt op dit scherm de gewenste kolommen toevoegen zodat u inzicht krijgt in zowel de budgetten, de reeds gefactureerde uren/bedragen als de ingevoerde uren/bedragen.

De facturatie afspraken worden gegroepeerd op project. Op het niveau van het project, ziet u een gekleurde cirkel als budgetindicator.

Wanneer u op de cirkel klikt, ziet u in een pop-op de totale gebudgetteerde en ingevoerde uren/bedragen voor dit project. Vanuit deze pop-up heeft u de mogelijkheid om door te klikken naar de budget break down.

Kolom ‘Zonder budget ’toegevoegd aan de pop-up met budgetinformatie

Wanneer u op een budgetindicator klikt, opent er een pop-up waarop een kolom ‘zonder budget’ zichtbaar is. Deze kolom laat zien welke uren en bedragen er geschreven zijn op het project die niet gekoppeld zijn aan één van de budgetregels uit de budget break down:

 

Importeren/exporteren van tarieven

In het menu zijn twee opties toegevoegd waarmee u tarieven kunt importeren en exporteren.

Wanneer u op ‘Exporteer  tarieven’ klikt, ziet u de volgende pop-up:

Hier heeft u onder andere de mogelijkheid om de tarieven gegroepeerd per facturatie afspraak te exporteren.

Wanneer u op ‘Importeer tarieven’ klikt, wordt u gevraagd om een MS Excel bestand te kiezen:

 

 

 

Het selecteren van een mutatiereden kan op bedrijfsniveau verplicht worden gesteld

Het is nu mogelijk om op bedrijfsniveau aan te geven of het selecteren van een mutatiereden wel of niet verplicht is wanneer u aantallen en/of bedragen aanpast bij het goedkeuren van de factuurvoorstellen: 

 

 

Nieuwe kolommen toegevoegd bij de budget breakdown

Bij de project budget breakdown zijn de volgende kolommen toegevoegd:

  • - Verkooptarief uren
  • - Gemiddeld verkooptarief uren
  • - Kostprijs uren
  • - Gemiddelde kostprijs uren

 

Het verkooptarief voor een individuele budgetregel wordt als volgt bepaald:

  • Er moet een facturatie afspraak zijn gekoppeld aan de budgetregel. Indien er meerdere facturatie afspraken zijn die uren van één budgetregel afhalen, wordt er in het veld ‘Verkooptarief uren’ geen waarde getoond.
  • Wanneer de tariefbepaling bij de gekoppelde afspraak op ‘per facturatie afspraak’ staat (wat wil zeggen een vast tarief onafhankelijk van welke medewerker of welk artikel wordt gebruikt), wordt het tarief van de facturatie afspraak getoond in het veld ‘Verkooptarief uren’
  • Als bij de tariefbepaling ‘per artikel’ staat, moet er één artikel aan de budgetregel gekoppeld zijn (via de tab ‘restricties’). Als dat het geval is, wordt het tarief van dat artikel getoond in het veld ‘Verkooptarief uren’. Als er geen artikel is gekoppeld bij het tabblad ‘restricties’, wordt er in het veld ‘Verkooptarief uren’ geen waarde getoond.
  • Als bij de tariefbepaling ‘per medewerker’ staat, moet er één medewerker aan de budgetregel gekoppeld zijn (via de tab ‘restricties’). Als dat het geval is, wordt het tarief van die medewerker getoond in het veld ‘Verkooptarief uren’. Als er geen medewerker is gekoppeld bij het tabblad ‘restricties’, wordt er in het veld ‘Verkooptarief uren’ geen waarde getoond.
  • Als bij de tariefbepaling ‘per medewerker, per artikel’ staat, moet er één artikel en één medewerker aan de budgetregel gekoppeld zijn (via de tab ‘restricties’).

Het tarief ‘Kostprijs uren’ voor een individuele budgetregel wordt alleen gevuld als er bij het tabblad ‘restricties’ één medewerker is gekoppeld aan de budgetregel.

 

 

 

Budgetbesteding per facturatie afspraak

In QicsMilestones kan een facturatie afspraak aan één of meerdere budgetregels worden gekoppeld. Om te kunnen zien hoeveel budget een specifieke facturatie afspraak heeft verbruikt, hebben we een menu-optie ‘Budgetten’ gemaakt waarmee u vanaf een facturatie afspraak naar het budget kunt navigeren. Als u dat doet, ziet u in de kolommen van de bestede uren en bestede bedragen alleen de uren/bedragen die geboekt zijn op de geselecteerde facturatie afspraak.

 

Onderaan de pagina kunt u dan alsnog kiezen voor ‘Besteed totaal’ om alle bestede uren/bedragen te zien.

 

 

Koppel facturatie afspraken aan hoofdbudgetten

Het is nu mogelijk om een facturatie afspraak te koppelen aan een hoofdbudget. Voorheen kon dat alleen op de budgetregel. Wanneer een hoofdbudget bijvoorbeeld 20 regels had, die allemaal gekoppeld moesten worden aan één facturatie afspraak, moest dat op 20 plaatsen gebeuren. Nu is dat niet meer nodig: zodra de budgetregel gekoppeld is aan het hoofdbudget, heeft u de mogelijkheid om deze koppeling ook te laten gelden voor alle budgetregels die aan het hoofdbudget zijn gekoppeld.

 

Oude budgetten zichtbaar bij uren invoeren

In een oudere versie van QicsMilestones (de Silverlight versie) konden budgetten per medewerker worden aangemaakt. Dit type budget is niet beschikbaar in de huidige versie van QicsMilestones (de HTML versie). In de nieuwe versie worden budgetten per medewerker op een andere manier aangemaakt: als budgetregels waar een specifieke medewerker aan wordt gekoppeld.

Om tijdens het boeken van uren (bijvoorbeeld op vakantiebudgetten die in Silverlight zijn aangemaakt) toch inzicht te krijgen in de status van dergelijke budgetten, hebben we de optie ‘Alternatieve budget informatie’ beschikbaar gemaakt.

In deze pop-up staat exact dezelfde informatie vermeld als in de Silverlight versie:

 

 

 

Eenduidige manier van budgetteren

Voorheen werd er onderscheid gemaakt tussen een ‘Simpel’ budget (slechts één veld voor het aantal uur en één veld voor het bedrag) en een budget ‘break down’, waarin hoofd- en subbudgetten kunnen worden aangemaakt.

In de nieuwe versie hebben we deze twee budgetvormen samengevoegd:

 

Wanneer de waarden op het hoofdscherm worden ingevuld, wordt er een budget break down aangemaakt van één regel:

De gebruiker kan het budget zo laten, of kan een budget break down gaan opzetten:

De totalen worden weer zichtbaar gemaakt op het tabblad ‘budgetten’ en krijgen een grijze achtergrond als er meer dan één budgetregel is:

 

 

 

Facturatie voortgang groeperen op facturatie afspraak

Op de facturatie voortgang pagina kan een gebruiker meerdere debiteuren (of projecten) tegelijkertijd selecteren:

Wanneer de gebruiker het scherm met de details opent, konden deze details voorheen alleen op maand worden gegroepeerd. Vanaf deze versie is het ook mogelijk om de details te groeperen op facturatie afspraak:

In toekomstige versie gaan we het mogelijk maken om deze view op te starten vanaf de budget break down pagina. Op die manier wordt snel inzichtelijk welke facturatie afspraken uren hebben afgenomen van een budget(regel).

 

 

Het kopiëren van de regelomschrijving naar de factuurtekst kan worden uitgezet

Wanneer er op een factuurvoorstel slechts één factuurregel met een termijnbedrag is, vult QicsMilestones automatisch het veld ‘factuurtekst’ met deze regelomschrijving. Sommige gebruikers willen deze mogelijkheid uit kunnen schakelen en zelf de factuurtekst bepalen. Om die reden hebben we op bedrijfsniveau een optie gemaakt om deze optie aan of uit te zetten: 

 

Projectinstellingen altijd zichtbaar

Wanneer een project dat is aangemaakt in de oude versie van QicsMilestons (Silverlight) werd geopend in de nieuwe versie van QicsMilestones (HTML), zag je slechts een paar velden: 

Alleen wanneer het project was aangemaakt in de nieuwe versie van QicsMilestones (HTML) zag je alle velden:

In de nieuwe versie tonen we ook van de ‘oude’ projecten alle velden, maar kunnen deze velden niet worden aangepast:

 

Nieuw tabblad voor de standaardwaardes van termijnbedragen

De standaardwaarden die werden gebruikt bij het aanmaken van nieuwe termijnbedragen, waren als sectie zichtbaar op het tabblad ‘Prolongatie’:

Aangezien deze standaardwaardes niet alleen worden gebruikt bij de prolongatie, maar ook bij het handmatig aanmaken van nieuwe termijnbedragen, hebben we deze sectie verplaatst naar een apart tabblad:

 

 

Een klant of project kan alleen op inactief worden gezet als de facturatie is afgehandeld

Het was mogelijk om een klant of project op inactief te zetten, ook wanneer er voor deze klant nog productie was die moest worden afgehandeld (bv goedgekeurd of gefactureerd).

In de nieuwe versie bieden we de mogelijkheid om in te stellen waar deze productie aan moet voldoen, wil het mogelijk zijn om de klant of het project op inactief te zetten.

Deze instelling kunt u vinden op bedrijfsniveau:

De laatste optie is het meest veilig en zal de standaardinstelling worden voor alle bestaande en nieuwe klanten.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk