Hoe maak ik een project aan?

Volgen
  • Ga naar [Instellingen] -> [Projecten] en klik op [Nieuw].

[Projectinformatie]

  • Voer bij [Projectinformatie] een projectnaam en projectcode in of klik op [Genereren] om een nieuwe aan te maken.

    Let op: de vetgedrukte velden zijn verplicht.

  • Selecteer een projectmanager uit de lijst of klik op [Nieuwe medewerker] om een nieuwe aan te maken.
  • Selecteer een projectcategorie uit de lijst of klik op [Nieuwe categorie] om een nieuwe aan te maken.
  • Voer een projectomschrijving in.
  • Klik op [Meer details] om een kostenplaats te selecteren en/of een start- en een einddatum voor het project in te voeren.

 

  • Vink het veld [Is actief] uit als de einddatum in het verleden ligt.
    Er kunnen dan geen uren meer op het project geboekt worden.

[Project relatie]

  • Geef bij [Project relatie] aan of het een klant- of intern project betreft.

 

  • Klik op [Meer details] om meer informatie over de relatie vast te leggen, bijvoorbeeld wie de facturen moet ontvangen.
  • Voer de naam van de contactpersoon in.
  • Zet de status van de klant of het project op [Inactief] als u deze of dit wilt blokkeren voor facturatie. Alle bij deze klant behorende projecten worden inactief en zullen niet gefactureerd worden.
  • Dubbelklik hiervoor op de klant of het project.
  • Klik op [Wijzigen] in het nieuw geopende scherm en vink [Is actief] uit.
  • Klik op [OK] en sluit het scherm af.
  • Geef eventueel aan of het getekende contract al ontvangen is.
  • Selecteer bij een intern project om welk interne projectsoort het gaat (vakantie-, verzuim-, of een algemeen intern project).

Voor rapportagedoeleinden is het aan te raden om vakantie- en verzuimprojecten op deze manier te registreren.

[Invoer uren/onkosten en planning]

Bij [Invoer uren/onkosten en planning] staan standaard de velden [Planning toestaan] en [Invoeren van uren/onkosten toestaan] aangevinkt.

  • Vink [Invoeren van uren/onkosten toestaan] uit als u een project wilt aanmaken waarbij u abonnementen of producten wilt factureren zonder dat er tijd op deze projecten wordt verantwoord.
  • Vink [Het selecteren van een projecttaak is verplicht bij het invoeren van uren/onkosten] om het selecteren van een taak tijdens het urenschrijven verplicht te maken.

    Wij raden u aan om deze functie te gebruiken als u met een projectplanning werkt en er budgetten aan taken zijn toegekend. Zo houdt u als project manager het overzicht op uw budgetten en tijdsbestedingen per taak.

  • Vink [Kunnen ook niet relevante taken worden geselecteerd?] aan als u wilt dat medewerkers op alle (ook niet relevante) taken uren kunnen boeken.

    Taken zijn relevant als ze gekoppeld zijn aan een competentie die overeenkomt met de competentie van de medewerker of als de medewerker is gepland op de taak.
  • Koppel bij [Koppel taken aan] eventueel een taak aan een competentie of medewerker. 

    Als u taken aan een medewerker koppelt , mag alleen de gekoppelde medewerker uren op die taak schrijven. Als u taken aan een competentie koppelt, mag iedereen die de gekoppelde competentie bezit uren op de taak schrijven. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een hele afdeling toestemming geven om uren te besteden aan de betreffende taak.

[Projectleden]

  • Geef bij [Projectleden] aan welke medewerkers tijd en onkosten op het project mogen boeken.
  • Vink [Alle medewerkers] aan als u alle medewerkers uren op dit project wilt laten boeken.
  • Vink [Alleen de medewerkers uit onderstaande lijst] aan als u specifieke projectleden aan dit project wilt toevoegen.
  • Klik op [Toevoegen medewerker; afdeling; functie] om specifieke medewerkers, afdeling of functies aan dit project te koppelen. 



[Project uurartikelen]

  • Geef bij [Project uurartikelen] aan op welke uurartikelen projectleden uren kunnen invoeren, bijvoorbeeld 'consultancy' of 'projectmanagement'.
  • Vink [Alle uurartikelen] aan als u wilt dat een medewerker op alle uurartikelen uren kan invoeren.
  • Vink [Alleen de uurartikelen uit onderstaande lijst] aan als u een selectie wilt maken.
  • Klik op [Toon alle] om per uurartikel aan te geven of dit voor dit project gefactureerd wordt of niet.

[Project uurtarieven]

Indien u [Project relatie=Klant] heeft geselecteerd, dient u bij [Project uurtarieven] een uurtarief te selecteren. De tarieven kunnen per klant, per project, per medewerker, per activiteit of een combinatie daarvan worden vastgelegd.

Tariefafspraak

Te kiezen optie

Prijs afhankelijk van project

Alle werkzaamheden worden gefactureerd tegen hetzelfde uurtarief van ..

Prijs afhankelijk van artikel

De bij het uurartikel vastgelegde uurtarieven worden gebruikt

Prijs afhankelijk van medewerker

De bij de medewerker vastgelegde uurtarieven worden gebruikt

Prijs afhankelijk van klant

De bij de klant 'customer X' vastgelegde uurtarieven worden gebruikt

Prijs afhankelijk van project, artikel en medewerker

Het uurtarief wordt bepaald door de combinatie uurartikel en medewerker

Prijs afhankelijk van project, artikel en klant

Het uurtarief wordt bepaald door de combinatie uurartikel en klant

  • Vink [Alle werkzaamheden worden gefactureerd tegen hetzelfde uurtarief van] aan als u voor het hele project hetzelfde uurtarief wilt voeren, ongeacht de medewerker, de type werkzaamheden of de klant. 

Voorbeeld:
Voor het hele project geldt een uurtarief van € 130. Alle uren die op het project worden geschreven, worden gefactureerd tegen € 130 per uur, onafhankelijk van het gebruikte uurartikel of de medewerker die de uren besteedt.

  • Vink [De bij het uurartikel vastgelegde uurtarieven worden gebruikt] aan als het uurtarief afhankelijk moet zijn van het uurartikel waarop tijd geschreven wordt.

Voorbeeld:
Medewerker X en medewerker Y boeken allebei uren op uurartikel A. Voor uurartikel A is het uurtarief € 100 vastgelegd. De uren voor zowel medewerker X en medewerker Y geboekt op uurartikel A worden voor € 100 gefactureerd. Wanneer voor uurartikel B het uurtarief € 110 is vastgelegd, wordt dit uurartikel voor € 110 gefactureerd, ongeacht de medewerker die deze uren boekt.

  • Vink [De bij de medewerker vastgelegde uurtarieven worden gebruikt] aan om het tarief voor dit project per medewerker vast te leggen.
  • Klik op de tekst van het label om het medewerkerstarief te wijzigen. Dit aangepaste tarief geldt dan alleen voor dit project.

Voorbeeld:
U heeft voor medewerker X het uurtarief € 120 vastgelegd, ongeacht het uurartikel waarop hij geschreven heeft. Alle uren die medewerker X op dit project schrijft, worden dan voor € 120 gefactureerd. Dus zowel het uurartikel 'projectleiding' als het uurartikel 'consultancy' zullen voor medewerker X tegen € 120 per uur gefactureerd worden.

  • Vink [De bij de medewerker vastgelegde uurtarieven worden gebruikt] aan om het tarief te gebruiken dat is vastgelegd op klantniveau.

Voorbeeld:
U hebt met klant A afgesproken dat alle activiteiten die u voor hem uitvoert gefactureerd worden voor € 90 per uur. Medewerker X en medewerker Y boeken allebei uren op de uurartikelen 'projectleiding' en 'consultancy'. Al deze uren zullen voor € 90 per uur gefactureerd worden.

  • Vink [Het uurtarief wordt bepaald door de combinatie uurartikel en medewerker] aan om het tarief voor dit project per medewerker en per uurartikel vast te leggen. Het gebruikte tarief is hierbij afhankelijk van de combinatie uurartikel en medewerker. Deze optie kunt u gebruiken wanneer u verschillende tarieven wilt vastleggen per medewerker per activiteit.

Voorbeeld:
Medewerker X kost € 100 per uur voor de activiteit consultancy, terwijl er voor dezelfde medewerker € 120 per uur in rekening wordt gebracht wanneer hij op het uurartikel 'projectleiding' boekt. Door specifieke tarieven te koppelen aan de combinatie medewerker/uurartikel, kunt u dit correct configureren.

  • Vink [Het uurtarief wordt bepaald door de combinatie uurartikel en klant] aan om het tarief voor dit project vast te leggen per klant en per artikel. Het gebruikte tarief is hierbij afhankelijk van de combinatie artikel en klant. U gebruikt deze optie wanneer u verschillende tarieven per klant per activiteit wilt vastleggen.

Voorbeeld:
Alle medewerkers die op de activiteit projectleiding schrijven, hebben een ander tarief dan wanneer diezelfde medewerkers op de activiteit consultancy schrijven.

Medewerker X schrijft bijvoorbeeld 10 uur op de activiteit projectleiding, waarbij het uurtarief voor klant A voor het artikel projectleiding € 120 is. Diezelfde medewerker X kan ook 10 uur schrijven op de activiteit consultancy, waarbij het uurtarief voor klant A voor het artikel consultancy € 110 is. Wanneer medewerker Y in dit geval op projectleiding schrijft, geldt ook het uurtarief van € 120. Wanneer hij op het artikel consultancy schrijft, geldt net als bij medewerker X ook het uurtarief van € 110. Het uurtarief is hierbij dus medewerkeronafhankelijk en klant- en artikelafhankelijk.  

[Project onkostenartikelen]

  • Geef bij [Project onkostenartikelen] aan welke onkostenartikelen u wilt kunnen boeken op het project.
  • Vink [Alle onkostenartikelen] aan als u wilt dat een medewerker op alle onkostenartikelen uren kan invoeren.
  • Vink [Project onkostenartikelen] aan als u een selectie wilt maken.
  • Klik op [Toevoegen onkostenartikel] om een onkostenartikel toe te voegen.
  • Klik op [Toon alle] om per onkostenartikel aan te geven of dit voor dit project gefactureerd wordt of niet.

[Project onkostentarieven]

Leg bij [Project onkostentarieven] de tarieven voor de te factureren onkosten vast.

  • Kies [De tarieven zoals vastgelegd bij het artikel worden gebruikt] om het tarief te gebruiken dat is vastgelegd bij onkostenartikelen.
    De tarieven zijn hierbij niet afhankelijk van de medewerker die op het project boekt of van de aan het project gekoppelde klant.
  • Kies [De tarieven zoals vastgelegd bij de medewerker worden gebruikt] om een tarief per medewerker aan te geven.
    Als medewerker X bijvoorbeeld reiskosten op het project boekt, zullen deze kosten een ander tarief hebben dan wanneer medewerker Y reiskosten op het project boekt.
  • Kies [De tarieven zoals vastgelegd bij de klant worden gebruikt] om het tarief te gebruiken dat is vastgelegd voor de betreffende klant.
    Als zowel medewerker X als medewerker Y reiskosten op het project boeken, zullen deze reiskosten allebei gefactureerd worden tegen de bij de klant vastgelegde tarieven voor reiskosten.



[Goedkeuring project]

  • Geef bij [Goedkeuring project] aan wie de uren en onkosten voor dit project mag goedkeuren.
  • Vink het veld [De gemachtigden uit onderstaande lijst keuren alle uren en onkosten goed] aan als u specifieke medewerkers als gemachtigden wilt aanwijzen.
  • Selecteer één of meerdere medewerkers.

[Projectbudget]

  • Geef bij [Projectbudget] aan hoeveel het budget in euro’s of in uren bedraagt.
  • Vink [Het budget in geld bedraagt...] aan als u met uw klant heeft afgesproken dat er niet meer dan een bepaald bedrag gefactureerd wordt. Vul vervolgens het bedrag in dat u met uw klant heeft afgesproken.
  • Vink [Het budget in uren bedraagt...] als u een maximum aantal uren wilt vastleggen die op het project geschreven mogen worden.
  • Geef bij [Project budget] het maximum aantal uren aan dat op het project geschreven mag worden.



  • Kies voor [Budget per medewerker] als u het budget per medewerker wilt bepalen. Deze optie kunt u bijvoorbeeld gebruiken wanneer u een intern project voor verlofuren aanmaakt. U kunt dan per medewerker het vakantiesaldo invoeren.
  • Klik op [Toevoegen budget medewerker] om een medewerker te selecteren.
  • Dubbelklik in de kolom [Budget] om het budget in te voeren.
  • Kies [Budget per projecttaak] om een budget per taak in te voeren zoals u dat in de projectplanning bij de project breakdown heeft vastgelegd.
  • Klik op de link om naar de project taakhiërarchie te gaan en een budget voor de taak vast te leggen.
    Indien u voor deze optie kiest, adviseren wij u bij het onderdeel [Invoeren uren/onkosten en planning] aan te geven dat het invoeren van taken verplicht is tijdens het boeken van uren.

Wat is een project?
Hoe bewerk ik een project?
Hoe plan ik een project?
Mijn project wordt verlengd. Waar moet ik rekening mee houden?
Hoe importeer ik een project?
Hoe exporteer ik een project?

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk