Hoe importeer ik een medewerker?

Volgen

Om de data goed te kunnen importeren, moet u een leeg Excel-template gebruiken. Deze kunt u als volgt downloaden:

  • Ga naar [Instellingen] -> [Gegevens importeren].
  • Kies voor object type: [Factuur].
  • Klik op het download-icoontje.

  • Open het gedownloade bestand in Excel.
  • Vul de volgende velden (verplicht!) in:
    • [Voornaam]
    • [Achternaam]
    • [Nummer]

Hieronder vindt u per veld een voorbeeld en een toelichting. 

 Onderdeel

Kolomkop Voorbeeldwaarde Toelichting

General

First name

 Kees

 Dit veld is verplicht.

Middle name

 de

 

Last name

 Boer

 

Number

 100

Dit veld is verplicht en moet uniek zijn.

Abbreviation

 KDB

Een afkorting waarmee u de medewerker makkelijker kunt identificeren.

Salutation

 DHR

 

Initials

 K

 

Titles

 Dr.

 

Enlistment date

 01-01-2010

 Datum indiensttreding

Leave date

 

 

Type

Internal of external

Geef hier aan of u deze medewerker zelf in dienst heeft of dat u hem/haar inhuurt

Department name

 Accountancy

De naam van de afdeling. Deze afdelingsnaam moet al bekend zijn in QicsMilestones. U kunt zelf afdelingen toevoegen.

Manager number

 100

Geef hier het medewerkernummer in van zijn/haar leidinggevende. Dit medewerkernummer moet al bestaan in QicsMilestones.

Function code

 ACC

Geef hier de functiecode in. Deze functiecode moet al bestaan in QicsMilestones

Cost center code

 400

Geef hier de kostenplaats code in. Deze code moet al bestaan in QicsMilestones

Is active

v

Als u het veld leeg laat, wordt de medewerker als inactief geïmporteerd.

User name

 kees@qicsacc.nl

Geef de gebruikers in van de user die gekoppeld moet worden aan deze medewerker. Deze user moet al bestaan in QicsMilestones. U kunt het veld ook leeglaten, dan dient u hier later handmatig een gebruiker aan te koppelen. Klik hier voor een beschrijving van het aanmaken van gebruikers. 

Use all items

v

Geef met 'v' aan of alle artikelen (uurartikelen en onkostenartikelen) beschikbaar zijn voor deze medewerker. Wij adviseren u om dat bij het importeren te doen. U kunt dan op een later tijdstip artikelen koppelen aan medewerkers, indien gewenst. 

Address

Address line 1

 Zeeweg 14

 

Address line 2

 

 

Postal code

 2222 AB

 

City

 KATWIJK

 

County

 

 

Country

 Nederland

 

Email address

 kees@qicsacc.nl

 

Phone number

 

 

Supplier customer code

 

Vul dit veld alleen als dit een externe medewerker betreft, waarvoor u dus een inkoopfactuur ontvangt. Het nummer wat u hier ingeeft, moet een bestaande relatiecode zijn, van een relatie die als 'crediteur' is aangemerkt'. 

Hours per week

 40

Geef hier het aantal contracturen per week in 

Timesheet entry

Total [Week]

 40

Geef aan hoeveel uren deze medewerker per week moet verantwoorden

Productive [Week]

 36

Geef aan hoeveel uren van de totale uren per week productief moeten zijn

Norm hours per week / year

Billable [Week]

 20

Geef aan hoeveel uren van de productieve uren per week declarabel moeten zijn. 

Total [Year]

 2080

Geef aan hoeveel uren deze medewerker per jaar moet verantwoorden

Productive [Year]

 1872

Geef aan hoeveel uren van de totale uren per jaar productief moeten zijn

Billable [Year]

 1040

Geef aan hoeveel uren van de productieve uren per jaar declarabel moeten zijn. 

 

Alle andere velden kunnen eventueel later handmatig in QicsMilestones worden aangepast of door middel van het opnieuw importeren van de Excel-sheet.

  • Klik op het rode driehoekje bij de kolomkop voor een uitleg van het betreffende veld.
  • Vul de Excel-sheet met de gegevens die u wilt importeren.
  • Sla de Excel-sheet op en sluit deze.
  • Ga naar [Instellingen; Gegevens importeren].
  • Kies bij Object Type voor [Factuur].
  • Klik op het upload-icoontje.
  • Selecteer het Excel-bestand dat u wilt importeren.
  • Klik op [OK].

Zodra de import is afgerond, kunt u de geïmporteerde medewerkers bekijken bij [Instellingen; Medewerkers].

Let op: als u het vinkje bij [Sla bestaande gegevens over] heeft aangevinkt, worden alleen nieuwe medewerkers aangemaakt. Als daar geen vinkje staat, worden bestaande medewerkers geüpdatet als een bestaande medewerkercode ook in de Excel-sheet voorkomt. Op die manier kunt u dus een bestaand medewerkerbestand bijwerken. 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk