e-mail met de factuur niet aangekomen?

Stel..

De e-mail met de PDF van de factuur is niet aangekomen bij jouw client.

Of je ziet in het scherm Facturen een foutmelding staan bij de verzendstatus.

Of je hebt teruggekoppeld gekregen dat jouw contactpersoon de factuur niet heeft ontvangen.

Hoe zit het in elkaar?

In het facturenscherm is in de kolom Verzendstatus te zien of een e-mail daadwerkelijk verstuurd is.

Soms komt de e-mail met de PDF van de factuur niet aan. In de kolom Resultaat verzending is te zien waarom.

QicsMilestones verstuurt de facturen niet via jouw mailbox – bijvoorbeeld Outlook – maar via een programma Sendgrid. Sendgrid is een soort digitale postbode die de brief aangeboden krijgt van QicsMilestones en die dan weer aflevert bij de mailbox van jouw klant.

Meer informatie over Sendgrid staat hier: https://sendgrid.com/.

Hoe is mijn probleem op te lossen?

Als de verzending van de mail niet gelukt is, volg dan de drie volgende stappen.

1. Vanuit QicsMilestones: Kijk eerst of er een foutmelding staat bij Resultaat verzending en los die op. De meest voorkomende melding is natuurlijk ‘er is een ongeldig e-mailadres gebruikt’. Dit moet je wijzigen bij de relatie in QicsMilestones – of in het geval van een koppeling met bijvoorbeeld Exact Online of Twinfield – bij de relatie in de financiele administratie.
2. Vanuit QicsMilestones: Ga naar de factuur en klik “Verstuur”. Vul in de popup het volgende in:

Het kan namelijk zijn dat er ergens in het verkeer tussen verzender en ontvanger een incidentele blokkade zat, dat gebeurt wel eens.

Probeer het versturen daarom nogmaals.

Lukt het het verzenden van de e-mail nog niet, dan kan het zijn dat Sendgrid het betreffende e-mailadres op de 'bounce'- of 'blocklist' heeft staan. Stuur dan een e-mail naar support@qics.nl om dit te controleren en indien mogelijk vrij te geven.

3. Vanuit Outlook: Verstuur handmatig een e-mail vanuit Outlook naar de ontvanger, doe hier een PDF als bijlage bij. Komt deze e-mail wel aan? Dan zit het probleem aan de kant van de ontvanger.

Die heeft namelijk de beveiliging zo ingesteld dat e-mails van Sendgrid niet binnenkomen.

Vraag derhalve aan de klant of zij regelen (met hun systeembeheerder) dat jullie adres aan de lijst van veilige afzenders wordt toegevoegd. Bijv. zoals in deze link staat beschreven: https://support.microsoft.com/nl-nl/office/veilige-afzenders-in-outlook-com-470d4ee6-e3b6-402b-8cd9-a6f00eda7339.