Projecten en facturatie-afspraken aanmaken

Vanaf deze release is het ook in de HTML-versie mogelijk om projecten aan te maken. De aan een project gekoppelde facturatie-afspraken (voorheen ‘facturatieschema’s’ op projecten) zijn als aparte entiteit toegevoegd. U vindt projecten en facturatie-afspraken terug in het hoofdmenu:

Als u een nieuw project aanmaakt, krijgt u een scherm te zien waarin u een aantal basisgegevens van het project invoert:

Alle andere gegevens die zijn gerelateerd aan het project, zoals de projectleden, de aan het project gekoppelde artikelen en de facturatie-afspraken, worden vastgelegd onder het tabblad ‘facturatie-afspraken’.

Facturatie-afspraken kunnen ook via de menu-optie ‘facturatie-afspraken’ worden aangemaakt en aan een project worden gekoppeld:

 

Met het veld ‘code’ kunt u een unieke waarde aan de facturatie-afspraak koppelen. Deze waarde kan gebruikt worden om een facturatie-afspraak makkelijk terug te vinden in het overzichtsscherm, of om bepaalde facturatie-afspraken te groeperen op de factuur.  Als u het veld leeg laat, wordt er een code gegenereerd.

U kunt bij de facturatie-afspraken (afhankelijk van de gekozen facturatie-vorm) de volgende gegevens vastleggen:

• Algemene gegevens (zoals start- en einddatum van de betreffende facturatie-afspraak)
• Facturatie-gegevens (zoals de factuurdebiteur, factuurreferentie en de valuta)
• Projectleden
• Artikelen (op welke artikelen mogen er tijd en onkosten worden geboekt)
• Tarieven (welke tarieven worden er gehanteerd)
• Termijnbedragen (welke fixed fee bedragen of abonnementsbedragen moeten er wanneer worden gefactureerd)
• Voorschotten (welke voorschotbedragen moeten er wanneer worden gefactureerd)
• Prolongatie & indexatie (wanneer moeten er nieuwe termijnbedragen worden gegeneerd en met welke prijsindexatie)

We hebben alle velden bij de facturatie-afspraken voorzien van een ‘i’tje’. Wanneer u daarop klikt verschijnt er een uitgebreide uitleg.

Wanneer u uurtarieven gebruikt die project-specifiek zijn, kunt u via de knop ‘Aanpassen’ een afwijking op de standaardtarieven vastleggen. In onderstaand voorbeeld wordt voor het artikel ‘support’ een project-specifiek tarief van € 50 vastgelegd.

 

 

Instelling om termijnbedragen en voorschotten direct goed te keuren

Voorheen moesten aangemaakte termijnbedragen en voorschotten eerst worden goedgekeurd voordat ze gefactureerd konden worden. In de nieuwe versie is het mogelijk om termijnbedragen en voorschotten aan te maken die al zijn goedgekeurd. Dit kunt u instellen in de Systeeminstellingen:

Standaard staat deze waarde op ‘Goedgekeurd’.

 

Import/Export facturatie-afspraken

Facturatie-afspraken kunnen worden geïmporteerd en geëxporteerd via MS Excel.

U kunt een template Excel-sheet downloaden door op ‘importeer’ te klikken en daarna op het download-icoontje te klikken.

Met de import kunnen bestaande facturatie-afspraken ook worden bijgewerkt. Dit gebeurt wanneer er een facturatie-afspraak wordt geïmporteerd met een code die al bekend is in QicsMilestones.

Het is ook mogelijk om bestaande facturatie-afspraken te kopiëren. Om dat te realiseren, moet u in Excel het veld ‘Source invoicing agreement’ vullen met de code van de facturatie-afspraak die u wenst te kopiëren.

De overige velden hoeft u alleen maar in te vullen, als u het wilt laten afwijken van de facturatie-afspraak die u kopieert. Wanneer u bijvoorbeeld een bestaande facturatie-afspraak met de code ‘ABCD’ wilt kopiëren naar projectcode ‘1234’, vult u bij ‘Source invoicing agreement’ de waarde ‘ABCD’ in en bij ‘Project code’ de waarde ‘1234’. Alle overige instellingen van de facturatie-afspraak worden dan één-op-één gekopieerd naar de nieuwe facturatie-afspraak.

Facturatie-afspraken die zijn gemaakt in de Silverlight-versie kunnen wel worden geëxporteerd naar Excel, maar kunnen niet worden gekopieerd of worden geüpdatet via de import.

Aangepaste naamgeving voor BTW afronding

Om de werking duidelijker te maken, hebben we de naamgeving voor de BTW afronding aangepast

Vorige versie:

Nieuwe versie:

Functies

De entiteit ‘Functies’ is nu ook beschikbaar in de HTML-versie. Een functie kan gekoppeld worden aan een medewerker.

Functies kunnen echter niet meer gebruikt worden om projectleden op een project te definiëren. Hier dient u de entiteit ‘Competenties’ voor te gebruiken.

 

Aanpassing achtergrondkleur bij goedkeuren weekstaat

We hebben de rode achtergrondkleur bij medewerkers en weken vervangen door een rood streepje. Dat maakt het scherm wat rustiger.

Vorige release: november 2017

Volgende release: januari 2018