Release 4 april 2017

Met deze nieuwe release is het hele facturatieproces beschikbaar gemaakt in HTML5. U kunt nu in HTML5 facturen aanmaken, goedkeuren, verwerken en verzenden. In deze release notes leggen wij u uit hoe het factureren in de HTML5 versie van QicsMilestones in zijn werk gaat.

Facturen vanuit [Productie] genereren

Nieuwe facturen kunnen worden aangemaakt door een rij te selecteren in de [Productie] pagina en te klikken op [Facturen aanmaken]. Het is gebruikelijk om:

• Rijen te filteren op ‘klant’, ‘project’ of andere eigenschappen.
• Alleen te filteren op een bepaald type (bijvoorbeeld op termijnen).
• Alleen te filteren op de status [Goedgekeurd].
• Een selectie te beperken door bepaalde delen van een set óf de gehele set te selecteren.
• Via de toolbar te klikken op [Facturen aanmaken]:

Voordat een factuur wordt aangemaakt, kan de gebruiker het totaal aantal geselecteerde rijen zien:

Wanneer de gebruiker op [Facturen aanmaken] heeft geklikt, wordt hij/zij op de hoogte gebracht dat “Alleen productie met de status ‘goedgekeurd’, die niet gekoppeld is aan een voorschot, wordt gefactureerd”:

Door te klikken op [Facturen aanmaken], worden er facturen aangemaakt voor alle van toepassing zijnde uren/onkosten uit de selectie. Reeds gefactureerde uren/onkosten óf uren/onkosten die niet te factureren zijn, worden uitgesloten.

Voorschotfacturen en verrekeningen worden op een vergelijkbare manier aangemaakt. De gebruiker selecteert uren/onkosten van het type [Voorschot] en klikt op [Voorschotfacturen en verrekenfacturen aanmaken]. Het toevoegen van andere uren/onkosten via de selectie is geen probleem, QicsMilestones zal deze negeren.

Voor voorschotten die de status [Goedgekeurd] hebben, zal QicsMilestones voorschotfacturen aanmaken.

Voor geselecteerde voorschotten die de status [Voorschot gefactureerd] hebben, zal QicsMilestones verrekenfacturen aanmaken inclusief alle uren/onkosten die samenhangen met de geselecteerde voorschotten.

De gebruiker kan zowel voorschotfacturen als verrekenfacturen tegelijkertijd aanmaken. Dit is te zien bij het veld [Type] in het pop-up venster, wanneer er is geklikt op [Voorschotfacturen en verrekenfacturen aanmaken]:

Nadat de gebruiker op [Ok] heeft geklikt, worden de voorschot-, en verrekenfacturen aangemaakt.

Zoals gebruikelijk, kan de gebruiker een weergave aan de startpagina toevoegen, eventueel met toegevoegde filters.

De [Facturen] pagina

De gebruiker kan de [Facturen] pagina openen via het menu:

Het aantal facturen op de ‘tegel’, geeft het aantal facturen weer in de opgeslagen weergave. De gebruiker kan weergaven op de startpagina aanmaken, met een lijst van facturen met verschillende acties, zoals [Goedkeuren] of [Versturen].

De [Facturen] pagina geeft een lijst weer met alle facturen in het systeem, welke zichtbaar zijn voor de ingelogde gebruiker. De gebruiker kan de lijst van facturen aanpassen, door de filters aan te passen in de kolom bovenin. Dit kan de gebruiker doen door te klikken op [Uitgebreid filter]:

De weergegeven factuurkolommen kunnen worden aangepast in het voorkeurenscherm. Het voorkeurenscherm kan worden geopend door bovenin het scherm te klikken op [Mijn voorkeuren]:

Aangepaste weergaven kunnen daarnaast ook worden opgeslagen op de startpagina, door te klikken op de [Voeg weergave toe] knop:

De gebruiker kan nieuwe facturen aanmaken of bestaande facturen aanpassen, door verschillende knoppen van de ‘knoppenbalk’ op de [Facturen] pagina te gebruiken. De volgende opties zijn beschikbaar:

• Nieuwe factuur aanmaken
• Één of meerdere facturen aanpassen
• Goedkeuren
• Goedkeuren ongedaan maken
• Facturen verwerken
• Facturen versturen
• Voorbeeld bekijken
• Afkeuren
• Factuurvoorstel maken (gebruikt om afgekeurde facturen opnieuw voor te stellen)
• Maak verwerking ongedaan
• Markeer als verstuurd
• Download gegevens (dit slaat facturen op als XML of UBL bestand)
• Verwijderen
• Probeer nogmaals te synchroniseren (voor situaties wanneer het exporteren naar de boekhouding niet is gelukt en de problemen door de gebruiker zijn opgelost)
• Markeer als gesynchroniseerd (voor facturen die de gebruiker niet in zijn/haar externe boekhouding wil gebruiken)

De minder frequent gebruikte opties zijn in het ‘drop-down menu’ geplaatst:

Het aanmaken van een nieuwe factuur stelt de gebruiker in staat om een klant te selecteren waarvoor een nieuwe factuur wordt aangemaakt, zónder factuurregels van de geselecteerde klant.

Facturen aanpassen

Het is mogelijk om zowel enkele als meerdere facturen aan te passen. Wanneer er meerdere facturen tegelijkertijd worden aangepast, zijn er een beperkt aantal velden in de pop-up beschikbaar:

Wanneer de gebruiker een enkele factuur aan wil passen, zal het [Aanpassen] scherm worden weergegeven. Hier kan de gebruiker alle factuurdata zien en alle factuuraanpassingen doorvoeren:

De pagina bestaat uit de volgende functionaliteiten:

Het ‘hoofd’ van de pagina bevat de volgende informatie/knoppen:

• Factuurnummer
• Factuurstatus
• Log – hierin staan alle factuurwijzigingen
• Mijn voorkeuren
• Een kruis om het venster te sluiten

 

De ‘knoppenbalk’ bevat de volgende knoppen/velden:

• Open de vorige factuur – dit opent de vorige factuur in de onderliggende lijst facturen.
• Open de volgende factuur – dit opent de volgende factuur in de onderliggende lijst facturen.
• Goedkeuren – Dit zal de factuur goedkeuren.
• Goedkeuren ongedaan maken – dit geeft een goedgekeurde factuur de status ‘Voorgesteld’.
• Verwerken – Dit verwerkt de factuur.
• Verstuur – Dit zal de factuur per e-mail versturen.
• Voorbeeld – Dit opent een PDF van de factuur in een nieuw tabblad.
• Afkeuren – Dit zal de factuurstatus op [Afgekeurd] zetten en de reden van afkeuring vermelden.
• Afboeken – Dit zal alle factuurregels als [Afgeboekt] markeren.
• Voorstellen – Dit zal de factuurstatus van de afgekeurde facturen op [Voorgesteld] zetten.
• Maak verwerking ongedaan – Zet de factuurstatus van de verwerkte factuur terug naar ‘Voorgesteld’.
• Voorbeeld met… - Opent een PDF van de factuur in een nieuw tabblad, door het kiezen van een andere factuurlay-out.
• Kopie of credit – Creëert een positieve of negatieve (credit) kopie van deze factuur en opent deze niwe factuur direct.
• Download gegevens – Hiermee kan de factuur als een XML of UBL bestand worden gedownload.
• Correct – Creëert een negatieve kopie van de factuur (credit) en een nieuwe versie met de status [Voorgesteld], welke de gebruiker kan wijzigen.
• Controleer spelling Engels / Nederlands – Dit zal de tekstuele velden van de factuur controleren op spelling voor de geselecteerde taal
  

‘Factuurhoofd’ – Een uitklapbaar venster met alle hoofdvelden van de factuur. Is dit venster uitgeklapt, dan geeft het informatie weer van:

• Factuurdebiteur
• Factuurdatum
• Factuurreferentie
• Factuurnotities
• Een link naar een gerelateerde factuur, bijvoorbeeld wanneer een kopie/credit is aangemaak

De knoppenbalk voor het aanpassen van de factuurregels, heeft de volgende functionaliteiten:

• Nieuw – creëert een nieuwe handmatige factuurregel.
• Openen – Opent de geselecteerde factuurregel, of meerdere factuurregels, om te kunnen wijzigen.
• Afboeken – Zet de prijs op 0 en markeert de gehele rij als [Afgeboekt].
• Mutaties ongedaan maken – Dit ‘reset’ alle wijzigingen in deze regel naar de status van de betreffende productie.
• Herbereken prijs – Wanneer er prijswijzigingen zijn doorgevoerd, nadat de factuurregel is aangemaakt, zal deze optie de prijs herberekenen volgens de huidige prijs.
• Kopieer of verplaats – Hiermee kan een factuur worden gekopieerd of verplaatst.
• Verwijder van factuur – Dit zal de geselecteerde factuurregels van de factuur verwijderen. Gerelateerde productieregels zullen later (volgens de geselecteerde factuurdatum) gefactureerd worden.
• Groepeer op: - De gebruiker kan factuurregels groeperen op:
• Artikel
• Medewerker
• Project

De [Kopieer of verplaats] functie zal een handmatige kopie van de geselecteerde factuurregels aanmaken, óf verplaatst de geselecteerde factuurregels naar een andere factuur. Wanneer de factuurregels verplaatst worden, kan het project van de geselecteerde factuurregels worden gewijzigd:

Factuurregels aanpassen

Wanneer de gebruiker meerdere factuurregels selecteert en op [Openen] klikt, zal de [Wijzig meerdere factuurregels] pop-up worden geopend. In deze pop-up kan de gebruiker één of meerdere velden wijzigen, die gewijzigd zullen worden voor alle geselecteerde factuurregels:

Wanneer de gebruiker een enkele factuurregel opent, zal de [Wijzig factuur] pop-up getoond worden, waar de gebruiker de eigenschappen van een factuurregel kan aanpassen:

Geavanceerde opties zijn beschikbaar door te klikken op [Toon de geavanceerde opties]:

Factuurregels die afkomstig zijn van de productie (uren, onkosten, termijnen), zijn te vinden achter het tabblad [Productie]. De gebruiker kan de waarden inzien, nadat de factuurregel was aangepast. De blauwe kleur geeft de waardes weer, die op de factuurregel zijn aangepast:

 

Vorige release: februari 2017

Volgende release: 2 mei 2017