QicsMilestones Jaarovergang 2018-2019

Volgen

Het nieuwe jaar staat weer voor de deur. Wij leggen u uit wat u kunt doen om de jaarovergang goed te laten verlopen.

Factuurnummers aanpassen

Om de jaarovergang goed te laten verlopen, moeten factuurnummers in QicsMilestones worden aangepast.

  • Ga via het menu naar [Organisatie] -> [Bedrijven].
  • Dubbelklik op het bedrijf waarvan u het factuurnummer wilt aanpassen. Als u meerdere bedrijven heeft, voer deze stappen dan voor ieder bedrijf apart uit. 
  • Ga naar het tabblad [Facturatie].
  • Pas bij [Voorvoegsel factuurnummer] de voorloopreeks aan. Als er nu bijvoorbeeld 2018 staat, kunt u er 2019 van maken.
  • Als u in het nieuwe jaar weer met factuurnummer 1 wilt beginnen, klik dan bij het veld [Eerstvolgende factuurnummer (voorbeeld)] op [Zet de teller terug]. Geef vervolgens hier nummer 1 in (dit kan alleen wanneer het voorvoegsel van het factuurnummer aangepast is).

NB: In gekoppelde financiële pakketten wordt het nieuwe factuurnummer automatisch doorgevoerd.


Voorbereiden projecten kopiëren

Het is mogelijk om de instellingen en structuur van bestaande projecten te kopiëren.

NB: Bij projecten met facturatieschema’s worden de schema’s gekopieerd, maar niet de losse termijnen/voorschotten. Deze kunt u na het kopiëren van de projecten opnieuw genereren.

U kunt projecten kopiëren door de projecten die u wilt kopiëren eerst te exporteren.

  • Ga naar [Instellingen] -> [projecten] of naar [proejcten] indien u met de HTML versie werkt.
  • Filter de projecten die u wilt kopiëren. Bijvoorbeeld alle projecten met de naam "Boekjaar 2018".
  • Klik op [Exporteer].
  • Kies voor de optie [Exporteer gegevens om het project te kopiëren] en druk op [Ok]. In de HTML versie krijgt u die vraag niet em wordt er direct een export gemaakt. 

Er is nu een Excel sheet aangemaakt met in de eerste kolom het nummer van het "Source project" (dit is het originele project dat u wilt kopiëren).

In de HTML versie is de kolom "Source project" leeg. U dient hierin zelf de projectcode (uit de kolom 'code' ) te kopiëren. Vul vervolgens de naam en de code in van het nieuwe project. In dit voorbeeld is de nieuwe code 1000.2019 en de nieuwe naam 'Boekjaar 2019'.

NB: Wanneer u geen projectnummer invult, zal QicsMilestones zelf een projectnummer toewijzen.

De velden met een rood driehoekje zijn verplichte velden. Klik op het rode driehoekje voor een uitleg van het betreffende veld. Wanneer u hier niets invult (of wanneer u hier bestaande waarden verwijderd), worden de waarden uit het source project gebruikt. U kunt hier dus zelf afwijkingen ten opzichte van het originele project doorvoeren of de velden leeg laten. 

 

Projecten kopiëren

Wanneer u alle gegevens in het Excel sheet goed volledig heeft ingevuld, kunt u het Excel sheet opslaan en importeren. Tijdens de import worden de projecten gekopiëerd. 

NB: Test het eerst met één project voordat u alle projecten gaat importeren.

In Silverlight: 

  • Ga naar [Instellingen] -> [Gegevens importeren]. 
  • Kies bij Object Type voor [Project].
  • Klik op het upload-icoon.

In HTML: 

  • Kies bij [projecten] de menu-optie 'Importeren'

Vervolgens: 

  • Selecteer het Excel-bestand dat u wilt importeren.
  • Klik op [OK]. Let op: Wanneer u kiest voor [Sla bestaande gegevens over] dan worden projecten die al met hetzelfde nummer bestaan, overgeslagen.
  • De projecten worden nu aangemaakt.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk