Vertrouwd mailen
Mailboxen worden steeds beter beveiligd tegen spam berichten. Dit kan er toe leiden dat facturen die je vanuit QicsMilestones naar klanten verstuurt, bij de klant in de spam folder terecht komen. Om dit te voorkomen kun je QicsMilestones toestemming geven voor het versturen van e-mails namens jouw bedrijf. Om dit te regelen, moet er door de systeembeheerder een technische handeling worden uitgevoerd, namelijk het aanmaken van DNS records op de server.
Voor meer informatie zie onderstaande onderwerpen:
3. Informatie voor het aanpassen van de DNS records
4. Controleren of de validatie gelukt is
De provider vult zelf al de domeinnaam in
De S1 en S2 records bestaan al
Wijzigingen m.b.t. e-mail verzender
Inrichting in 4 stappen
1. Afzender e-mail instellen
De facturen die vanuit QicsMilestones worden verstuurd, versturen wij via SendGrid. SendGrid is een third-party tool die in staat is om grote hoeveelheden e-mails te versturen vanuit een applicatie.
De afzender van de e-mail kun je zelf instellen, bij de bedrijfsinstellingen, via het Hoofdmenu >>[Organisatie]>[Bedrijven]>Tabblad [Facturatie].
|
Vul alleen het e-mailadres in en niet: “Van Loon Personeel en Salaris <info@vanloonpersoneelensalaris.nl>” |
| Let op dat je geen publieke domeinnamen gebruikt zoals uwnaam@hotmail.com, uwnaam@gmail.com, uwnaam@kpnmail.nl etc. Deze namen kunnen niet gevalideerd worden en kunnen om die reden ook niet gebruikt worden om facturen te versturen. |
2. Technische informatie
Om te voorkomen dat e-mails in de spamfilter komen bij klanten, moet je de DNS-server laten weten dat SendGrid namens jouw bedrijf (vanuit jouw domeinnaam, in dit voorbeeld 'Uwdomein.nl') e-mails (facturen) mag versturen. Dit 'toestaan' wordt vastgelegd in een zogenaamd 'SPF-record'. SPF staat voor Sender Policy Framework. Zie SPF Records Explained | Twilio (sendgrid.com) voor meer informatie over SPF records.
Qics maakt gebruik van domain authentication (How to set up domain authentication | Twilio (sendgrid.com)) om dit voor onze klanten te regelen. We hebben het vinkje ‘use automatic security’ altijd aanstaan. Wanneer domain authenticatie succesvol is ingesteld, is het niet nodig is om zelf SPF of DKIM in te stellen (zoals je kan lezen op https://docs.sendgrid.com/ui/account-and-settings/spf-records#spf-and-sender-authentication en https://docs.sendgrid.com/ui/account-and-settings/dkim-records#automated-security-and-your-dkim-signature ).
3. Informatie voor het aanpassen van de DNS records
Er moeten 4 DNS records worden toegevoegd aan het domein. Welke records dit zijn kun je opvragen door op de [valideren] knop te klikken via het Hoofdmenu >>[Organisatie]>[Bedrijven]>Tabblad [Facturatie].
Het vierde record is nog niet zichtbaar onder de valideren knop.
Dit betreft een DMARC record. Vul bij [uwdomein.nl] uw eigen domein in.
| Type | Host | Waarde |
| TXT | _dmarc.uwdomein.nl | v=DMARC1; p=none; |
4. Controleren of de validatie gelukt is
Indien je de DNS records hebt laten registreren, kun je controleren of de actie voltooid is.
Ga via het hoofmenu >> naar [Organisatie]>[Bedrijven]>Tabblad [Facturatie]. Klik op de knop valideren.
Wanneer in het blauw de tekst 'E-mail verzender gevalideerd' verschijnt, dan is het registreren gelukt.
Aanvullende stappen
CNAME records bestaan al
Mocht je al bestaande CNAME records hebben voor s1._domainkey en s2._domainkey, bijvoorbeeld omdat een andere leverancier gebruik maakt van SendGrid, neem dan contact met ons op via support@qics.nl. We kunnen dan een aangepaste DKIM selector maken (bijvoorbeeld: qm1._domainkey).
Voor meer informatie zie: https://docs.sendgrid.com/ui/account-and-settings/how-to-set-up-domain-authentication#use-a-custom-dkim-selector .
De provider vult zelf al de domeinnaam in
Veel hosting providers vullen zelf al de domeinnaam in. Let dus op als je bijvoorbeeld em123.uwdomein.nl aanmaakt, dat je niet per ongeluk em123.uwdomein.nl.uwdomein.nl aanmaakt. Je hoeft in dat geval dus alleen de em123 (sub domain prefix) in te vullen. Dit verschilt per provider.
Je kunt dit eenvoudig controleren door via Network Tools: DNS,IP,Email (mxtoolbox.com) een CNAME lookup te doen op de em123.uwdomein.nl.uwdomein.nl. Als die bestaat dan is dat het probleem en moet je de domeinnaam aanpassen.
De 'value' wordt aangevuld
Wat ook vaak voorkomt, is dat de 'value' wordt aangevuld. Dit lijkt op het vorige probleem. Het verschil is dat het uwdomein.nl achter sendgrid.net wordt gezet.
Dus bijvoorbeeld: u12345678.wl123.sendgrid.net.uwdomein.nl. Ook dat kun je snel zien via de mx toolkit. De oplossing is bij de meeste providers om een . (punt) achter sendgrid.net te zetten.
De S1 en S2 records bestaan al
Mocht je al bestaande CNAME records hebben voor s1._domainkey en s2._domainkey, bijvoorbeeld omdat een andere leverancier ook gebruik maakt van SendGrid, dan kun je contact met ons opnemen via support@qics.nl.
We kunnen dan een aangepast DKIM selector maken, bijvoorbeeld qm1._domainkey.
Zelf het SPF record aanmaken
Om het SPF record te laten aanpassen op de DNS-server heeft de systeembeheerder de volgende informatie nodig:
E-mails vanaf de QicsMilestones omgeving worden verzonden van het IP-adres 167.89.53.44. Je kunt dit adres opnemen in de-ip4 parameter van het SPF record.
|
Een voorbeeld van het SPF-record met hierin opgenomen het juiste ip-adres:
De e-mails zijn voorzien van een mailheader met als afzender: delivery.qicsmilestones.nl |
Wijzigingen m.b.t. e-mail verzender
- Is een e-mailadres niet meer actief, of het bedrijf niet meer in gebruik, dan kun je het e-mailadres weghalen uit de bedrijfsinstellingen.
- Wanneer je e-mailadres wijzigt naar een ander domein, dan zal dat domein eerst weer gevalideerd moeten worden (bv van info@kantoorX.nl naar info@kantoorY.nl).
- Wanneer je e-mailadres wijzigt, maar het domein blijft hetzelfde, dan is geen actie nodig (bv van info@kantoorX.nl naar administratie@kantoorX.nl).
Geen DNS records aanmaken
Indien de DNS records niet zijn aangemaakt, kunnen wij de facturen alleen versturen vanuit het e-mailadres noreply@qicsmilestones.nl en dus niet vanuit uwnaam@uwdomein.nl.
Opmerkingen